icon
Logo

Zaaksysteem

Het aanbod van zaaksystemen is groot. Hoewel ieder zaaksysteem in de basis hetzelfde doel dient, zijn er de nodige verschillen tussen onderlinge systemen.

Aan de hand van dit artikel kunt u een beter besluit nemen over het zaaksysteem dat bij uw organisatie past.

Wat is een zaaksysteem?

Een zaaksysteem is een software-oplossing waarmee u als gemeente meer regie krijgt en behoudt op lopende processen. Daarnaast maakt het zaakgericht werken voor uw gemeente mogelijk, waarmee u op ieder moment inzicht heeft in de actuele status van een zaak. Zo kunt u informatie op de juiste manier digitaal ordenen, de status van een lopende of afgeronde zaak inzien en is de benodigde informatie over een zaak overal toegankelijk.

Als uw kennispartner op het gebied van schulphulpverlening willen wij u in dit artikel op een objectieve manier meer vertellen over een zaak en aansluitend een zaaksysteem.

We gaan in op de verschillende typen zaaksystemen en uit welke onderdelen een zaaksysteem bestaat. Ondanks dat wij geen leverancier zijn van een zaaksysteem, hebben we de nodige kennis en ervaring opgedaan met zaaksystemen. Deze kennis en ervaring komt grotendeels voort uit de zogenaamde StUF BG koppeling, waarmee onze software te koppelen is met een zaaksysteem.

Wat is een zaak?

Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat. Een zaak heeft een terugkerend karakter, waarbij de doorlooptijd en kwaliteit moeten worden bewaakt.

Een belangrijk kenmerk van een zaak is het terugkerende aspect. Dit aspect, of proces bestaat uit een aantal stappen die iedere keer in meer of mindere mate terugkomen. Een voorbeeld van een zaak is een vergunningsaanvraag van een burger. Dezelfde vergunning kan immers meerdere keren (door verschillende burgers of organisaties) worden aangevraagd.

Welke soorten zaaksystemen zijn er?

Het aanbod van zaaksystemen is groot. Er zijn verschillende soorten zaaksystemen, waarbij er tussen deze zaaksystemen onderling de nodige overeenkomsten en verschillen zijn.

In de basis zijn er twee soorten zaaksystemen van elkaar te onderscheiden. Dit zijn de all-in-one oplossingen en de best-of-breed oplossingen. All-in-one systemen bestaan uit meerdere componenten die standaard onderdeel uitmaken van één pakket. Dat betekent dat deze systemen over het algemeen eenvoudig zijn te implementeren. Het is echter geen maatwerkoplossing, wat betekent dat u beperkt bent in aanvullende componenten die geen onderdeel uitmaken van het zaaksysteem.

Naast all-in-one zaaksystemen zijn er best-of-breed zaaksystemen. Hiervoor geldt dat de benodigde componenten los van elkaar en in veel gevallen door meerdere leveranciers worden geleverd. Het gevolg is dat een best-of-breed systeem over het algemeen meer tijd kost om te implementeren en daardoor vaak duurder uitvalt. Bijkomend voordeel is echter dat het zaaksysteem ingericht kan worden conform de wensen van uw gemeente.

Is een zaaksysteem voor uw gemeente interessant?

Of een zaaksysteem past binnen uw gemeente is van meerdere factoren afhankelijk. Zo speelt de huidige ICT-infrastructuur een rol, maar zijn ook uw wensen en doelen op de lange termijn belangrijk.

Om u een goed beeld te geven van voordelen van beide zaaksystemen lichten we deze hieronder toe.

Een all-in-one zaaksysteem

Voor een all-in-one zaaksysteem geldt zoals we al aangaven dat er zoveel mogelijk functionaliteiten zijn ondergebracht in één pakket. U werkt met één vaste leverancier in een zaaksysteem waarin verschillende componenten zijn geïntegreerd.

De voordelen van een all-in-one zaaksysteem zijn:

  • Het is een systeem waar veel componenten standaard in zijn geïntegreerd, zodat u hier niet zelf naar op zoek hoeft te gaan
  • U heeft één aanspreekpunt voor al uw vragen
  • De prijs. Over het algemeen zijn all-in-one zaaksystemen voordeliger dan de best-of-breed variant
  • All-in-one zaaksystemen zijn als standaardoplossing relatief eenvoudig en snel te implementeren

De nadelen zijn:

  • U bent afhankelijk van één leverancier
  • Koppelen met externe systemen is niet tot nauwelijks mogelijk
  • Het zaaksysteem is niet flexibel en niet tot nauwelijks aan de wensen van uw gemeente aan te passen

Een best-of-breed zaaksysteem

Centraal bij een best-of-breed zaaksysteem staat dat alle benodigde componenten los en onafhankelijk van elkaar kunnen worden geleverd. Alle componenten communiceren aan de hand van geformuleerde standaarden met elkaar.

Dit in tegenstelling tot een all-in-one systeem waarbij alle componenten in één pakket worden opgeleverd. Een ander belangrijk kenmerk van een best-of-breed zaaksysteem is dat de componenten in veel gevallen door verschillende leveranciers geleverd kunnen worden.

De voordelen van een best-of-breed zaaksysteem:

  • U heeft meer flexibiliteit doordat u zelf de componenten kunt selecteren om zaakgericht te werken
  • U bent minder afhankelijk van één leverancier
  • Kan naar de wensen van uw gemeente worden ingericht
  • Doordat u werkt met meerdere leveranciers heeft u meer mogelijkheden voor integraties met andere systemen, zoals Stratech Perspectief

De nadelen van een best-of-breed zaaksysteem:

  • U moet zich meer verdiepen in de verschillende individuele componenten en de onderlinge wisselwerking, aangezien de integratie niet zo vanzelfsprekend is als bij all-in-one zaaksystemen
  • Implementatie kost (relatief) veel tijd
  • Omdat het om maatwerk gaat liggen de prijzen (meestal) hoger

Waar bestaat een zaaksysteem uit?

Een zaaksysteem bestaat uit meerdere onderdelen. Afhankelijk van het soort zaaksysteem en de leverancier kan het aantal onderdelen verschillen. We beschrijven hieronder  de meest voorkomende onderdelen.

Tenslotte lichten we hoe een zaaksysteem ook gekoppeld kan worden met andere externe systemen. We gaan hier uit van een koppeling met Stratech Perspectief, onze software voor schuldhulpverlening.

De zaakopslag

De zaakopslag, ook wel zakenmagazijn genoemd, is het onderdeel van een zaaksysteem waar alle informatie van lopende en afgehandelde zaken opgeslagen wordt. Denk hierbij aan het dossier, de status van een zaak en het aantal contactmomenten.

Een documentmanagementsysteem

Een document management systeem, DMS in het kort, is een software-oplossing voor gemeenten en andere organisaties waarin u digitaal uw belangrijkste documenten kunt opslaan en beheren. Een document management systeem wordt in toenemende mate belangrijk, omdat de hoeveelheid informatie die u digitaal opslaat steeds groter wordt.

Documenten die u heeft opgeslagen in het DMS kunt u eenvoudig terugvinden aan de hand van unieke kenmerken als de datum van opslaan, de categorie, de naam van de auteur en de status van het document. Naast het vergroten van de vindbaarheid van documenten stelt een DMS medewerkers in staat om tegelijkertijd aan hetzelfde document te werken en achteraf terug te kunnen zien wie welke aanpassing heeft gedaan.

Om ervoor te zorgen dat u als gemeente op ieder moment de actuele status van een zaak kunt inzien, ongeacht de status, is een document management systeem een essentieel onderdeel van het zaaksysteem.

Zaaktypecatalogus

Een zaaktypecatalogus is een verzamelplaats van zaaktypen die binnen een gemeente van toepassing kunnen zijn. In deze catalogus wordt alles vastgelegd wat er rondom een zaak moet gebeuren.

Zo kan een zaaktypecatalogus gebruikt worden voor:

  • Het vastleggen van de status van een zaak
  • Het bepalen en vastleggen van de documenten die nodig zijn
  • Het bepalen welke medewerkers bij een zaak betrokken moeten zijn

Klantcontactsysteem

Een klantcontactsysteem is een software-oplossing speciaal ontwikkeld voor medewerkers werkzaam in het klantcontactcentrum. Met behulp van het klantcontactsysteem kunnen medewerkers burgers en bedrijven informeren over de status van een zaak.

In sommige gevallen wordt het klantcontactsysteem ook gebruikt om nieuwe zaken te starten. Soms door de medewerker zelf, meestal door een zaakbehandelaar die niet direct werkzaam is het klantcontactcentrum. Dit is afhankelijk van de specifieke organisatie van deze werkprocessen in uw gemeente.

Het voornaamste doel van het klantcontactcentrum is het goed en snel in behandeling nemen en beantwoorden van vragen van klanten (burgers en bedrijven). Een klantcontactsysteem moet hier haarfijn op aansluiten.

Enkele eigenschappen van een klantcontactsysteem zijn:

  • De optie tot het vastleggen, monitoren en beheren van contactmomenten met klanten
  • Mogelijkheid tot het vastleggen en volgen van zaken
  • Het verzorgen van een goed klantprofiel

Koppelen met externe software

Maakt u gebruik van een zaaksysteem? Voert u daarnaast ook schuldhulpverlening uit in eigen beheer? Dan hebben wij goed nieuws voor u.

Zoals we in dit artikel hebben uitgelegd bestaat een zaaksysteem uit meerdere componenten.
Naast de componenten die we hierboven hebben beschreven, is het ook mogelijk om met andere externe systemen te koppelen. Een voorbeeld hiervan is de software die u gebruikt voor schuldhulpverlening.

De StUF-ZKN koppeling

Zo hebben wij in Stratech Perspectief, onze software voor schuldhulpverlening, de koppeling gerealiseerd met zaaksystemen. Met deze koppeling, ook wel de StUF-ZKN koppeling genoemd, is het mogelijk om zaak- en documentgegevens uit te wisselen tussen uw zaaksysteem en Stratech Perspectief. Zo kan de consulent schuldhulpverlening alle documenten die bij een zaak horen openen in Stratech Perspectief. Slaat u in Stratech Perspectief een dossierstuk of een brief op, dan wordt deze automatisch opgeslagen in uw zaaksysteem.

Hieronder de belangrijkste voordelen van een zaaksysteem koppeling op een rij:

  • Zaakgegevens worden waar nodig automatisch bijgewerkt
  • Uitgaande documenten worden automatisch opgeslagen in het zaaksysteem, zodat u niet tweemaal hetzelfde document hoeft te registreren
  • Trajecten van schuldhulpverlening zijn voor de hele gemeente inzichtelijk in uw zaaksysteem
  • Consulenten hebben in Stratech Perspectief direct inzicht in de documenten die met de zaak te maken hebben door de koppeling met het documentmanagementsysteem
  • Informatie, waaronder over de status van een lopende of afgehandelde zaak, is eenvoudig terug te vinden in de zaakopslag
Benieuwd naar de mogelijkheden van een koppeling?

Ontdek de voordelen van Stratech Perspectief voor uw gemeente.

Ontdek het hier