icon
Logo

Zaakgericht werken

Zaakgericht werken is een werkwijze die u kan helpen om te komen tot een betere dienstverlening en interne bedrijfsvoering. Het is een procesgeoriënteerde manier van werken, en een belangrijk instrument dat u helpt om de kwaliteit en doorlooptijd van uw dienstverlening te kunnen bewaken.

Gemeenten die zaakgericht werken zijn wendbaarder en hebben meer grip op de afhandeling en het resultaat van lopende zaken.

Zaakgericht werken gaat verder gaat dan het gebruik van een zaaksysteem. De implementatie is niet eenvoudig, en vraagt om een investering in zowel tijd als geld. Alvorens in te gaan op zaakgericht werken, bespreken we eerst de kern: de zaak.

Wat is een zaak?

Een belangrijk onderdeel binnen zaakgericht werken is de zaak. We zien dat de meeste gemeenten de volgende definitie van een zaak aanhouden:

‘’Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een terugkerend karakter, waarbij de doorlooptijd en de kwaliteit van het werk moeten worden bewaakt.’’

Een goed voorbeeld van een zaak is een inwoner wiens rijbewijs is verlopen, en een nieuwe komt aanvragen. Een iteratief proces met een terugkerend karakter, dat bij iedere nieuw aanvraag opnieuw doorlopen wordt.

Is zaakgericht werken dé oplossing voor iedere gemeente?

Er zijn verschillende redenen om zaakgericht werken te overwegen. Zaakgericht werken kan gemeenten immers de nodige voordelen bieden. In principe is het voor de meeste gemeenten geschikt, mits u bereid bent de benodigde investering tijd en geld te doen.
Daarom vindt u hieronder een overzicht van de belangrijkste voor- én nadelen van zaakgericht werken.

De voordelen van zaakgericht werken voor gemeenten:

  • Een verbeterde dienstverlening door een kleinere kans op fouten
  • Een betere informatievoorziening in de gehele organisatie, doordat dossiers voor alle betrokkenen zichtbaar en toegankelijk zijn
  • Betere resultaten door uniforme processen en werkwijzen
  • Betere integrale samenwerking binnen de gehele keten
  • De mogelijkheid tot het aanbieden van diensten (bijvoorbeeld webformulieren) aan burgers en bedrijven via internet
  • Een actueel, up-to-date digitaal archief conform de wensen van de overheid

De nadelen van zaakgericht werken voor gemeenten

  • De overgang naar een andere manier van werken vraagt veel van medewerkers en vraagt een aanzienlijke investering in geld en tijd
  • Het machtigen van externe partijen

Er zitten zowel voor- als nadelen aan zaakgericht werken. Wij zijn van mening dat zaakgericht werken op de lange termijn absoluut de moeite waard is. De initiële investeringen in tijd en geld wegen op de lange termijn namelijk niet op tegen de voordelen. Ook voor de inwoners van uw gemeente zitten er voordelen aan zaakgericht werken.

Voordelen voor burgers

Om te beginnen biedt het zaakgerichte werken ook voordelen voor de inwoners van uw gemeente. Processen hebben door de betere informatievoorziening een kortere doorlooptijd, waardoor burgers sneller geholpen kunnen worden. Daarnaast heeft de medewerker aan het loket toegang tot de benodigde dossiers waardoor de hulp niet alleen sneller, maar ook beter en gerichter is.

Een ander voordeel is de mogelijke aansluiting op Lopende Zaken van MijnOverheid. Zo heeft de burger in kwestie altijd toegang tot de benodigde informatie.

Zaakgericht werken in de praktijk

Steeds meer gemeenten maken de keuze om zaakgericht te werken. Zo ook de gemeenten Maassluis, Schiedam en Vlaardingen, die samenwerken onder de naam Stroomopwaarts.
Stroomopwaarts maakte medio 2020 de overstap naar zaakgericht werken. Op het moment werkt een groot deel van de organisatie zaakgericht. 

Inmiddels ervaren zij de voordelen van zaakgericht werken. Belangrijke voordelen zijn bijvoorbeeld de flexibiliteit en de snelheid waarmee zaken nu verwerkt kunnen worden.
Een voordeel waar de hele organisatie profijt van heeft. Daar alle correspondentie nu digitaal opgeslagen wordt in het zaaksysteem, hoeft niemand zich meer zorgen te maken om iets kwijt te raken.
Daarnaast zijn de dossiers altijd toegankelijk, vanaf iedere werkplek. Dat betekent dat iedereen die vanuit huis werkt toegang heeft tot alle dossiers.

Zaakgericht werken in Stratech Perspectief

Om de voordelen van zaakgericht werken optimaal te benutten, heeft Stroomopwaarts besloten een koppeling te realiseren tussen het zaaksysteem en Stratech Perspectief.
Iedere aanpassing aan brieven of externe documenten in Stratech Perspectief is direct zichtbaar in het zaaksysteem. Daar de informatie in het zaaksysteem voor verschillende afdelingen toegankelijk is, bespaart het ons als organisatie heel veel tijd.

Meer over de ervaringen van Stroomopwaarts leest u in het artikel over zaakgericht werken in Stratech Perspectief.

Het zaaksysteem

Om digitaal en op een efficiënte manier zaakgericht te kunnen werken, kunt u gebruik maken van een zaaksysteem. Hierin wordt alle voor u relevante informatie vastgelegd en bewaard.
Een zaaksysteem is een software-oplossing waarmee u als gemeente meer regie krijgt en behoudt op lopende processen. Daarnaast bent u met een zaaksysteem beter in staat om zaakgericht te werken, kunt u informatie digitaal ordenen en is de benodigde informatie overal toegankelijk. 

Er zijn verschillende soorten zaaksystemen, waarbij er ook tussen de zaaksystemen onderling verschillen zijn. Lees meer over de toepassing en de typen zaaksystemen in ons artikel over het zaaksysteem.

De overgang naar zaakgericht werken

De overgang naar zaakgericht werken is niet eenvoudig. Doordat interne processen en werkwijzen kunnen veranderen, verandert er veel voor mensen.

Om ervoor te zorgen dat de overgang naar zaakgericht werken voor u als gemeente zo goed mogelijk verloopt, werkt VNG Realisatie aan een standaardisering. Zo kunt u profiteren van ervaringen die door andere gemeenten reeds zijn opgedaan en daardoor efficiënter van start gaan. Meer over deze producten bij andere gemeenten leest u onder downloads op de website van VNG Realisatie.