icon
Logo

Clientvolgsysteem

Met een cliëntvolgsysteem zet u uw cliënt centraal. U heeft altijd zicht en grip op de financiële situatie van uw cliënt.  

We bespreken in dit artikel de toegevoegde waarde van een cliëntvolgsysteem ten opzichte van een zaaksysteem.

We sluiten af met tips om het cliëntvolgsysteem te vinden dat bij uw organisatie past.

Wat is een cliëntvolgsysteem?

Een cliëntvolgsysteem, ook wel klantvolgsysteem genoemd, is een software-oplossing waarmee u uw cliënt gedurende het hele traject kunt volgen. Het is het beste te omschrijven als een verzamelplaats van informatie aan de hand waarvan u uw cliënt kunt volgen in zijn of haar financiële ontwikkeling.  

Alle werkzaamheden die erop gericht zijn om uw cliënt te helpen staan in het cliëntvolgsysteem centraal. Het soort hulp dat uw cliënt nodig heeft, maar ook de partij die de benodigde hulp kan verlenen is daarbij belangrijk. De geboden hulp kan namelijk van uw kant komen, maar in sommige gevallen ook van externe organisaties. Denk daarbij aan bijvoorbeeld een samenwerking met maatschappelijk werk of de verslavingszorg.

Een cliëntvolgsysteem naast een zaaksysteem

Een cliëntvolgsysteem is daarnaast een waardevolle aanvulling op een zaaksysteem. Naast dat u met een zaaksysteem de regie op alle lopende processen heeft, kunt u met een cliëntvolgsysteem ook op detailniveau uw cliënt volgen.

Zo kunt u waardevolle informatie opslaan die in het zaaksysteem niet terug te vinden is. Denk daarbij aan informatie over de gezondheid, mogelijke intakes en zelfs de voortgang op specifieke cursussen kan hier worden ingezien en opgeslagen. Op deze manier kunt u bepalen of de instrumenten en diensten die u inzet om uw cliënt te helpen, het gewenste effect hebben.

Per 1 januari 2021 geldt de vernieuwde Wet gemeentelijke schuldhulpverlening. Het vroegsignaleren van schulden dient vanaf dat moment een vast onderdeel uit te maken van uw beleid.

Maakt u gebruik van een cliëntvolgsysteem, dan kunt u iedere cliënt waarmee u in contact komt in het kader van vroegsignalering eenvoudig registeren. Doordat u uw cliënt vervolgens in zijn of haar financiële ontwikkeling kunt volgen, kunt u bepalen of vroegsignalering het gewenste effect heeft gehad.

Doordat u optimaal ondersteund wordt in uw werk, heeft u meer tijd over voor uw cliënt om de gewenste hulpverlening te bieden.

Wat zijn de voordelen van een cliëntvolgsysteem?

Er zijn verschillende cliëntvolgsystemen op de markt. Afhankelijk van het cliëntvolgsysteem dat u kiest, kunnen de functionaliteiten en daarmee de bijkomende voor- en nadelen verschillen.

De belangrijkste voordelen van werken met cliëntvolgsystemen zijn de volgende:

  • Eenvoudig registreren, ordenen en beheren van uw taken
  • Altijd zicht op de actuele situatie van uw cliënt
  • Grip op de financiën
  • Eenvoudige opbouw van cliëntdossiers
  • Eenvoudig vastleggen en aanpassen van cliëntgegevens
  • Bewaking van het behandelplan

Een cliëntvolgsysteem kiezen dat bij uw organisatie past

Overweegt u een nieuw cliëntvolgsysteem aan te schaffen voor uw organisatie? Door de vele aanbieders is het moeilijk om een keuze te maken. Om u op weg te helpen geven we u hieronder een aantal tips:

Tip 1 – Bepaal aan welke randvoorwaarden een cliëntvolgsysteem moet voldoen

Denk aan wet- en regelgeving die van toepassing is op de wijze waarop u het systeem gebruikt en de data opslaat.

Tip 2 – Bepaal welke functionaliteiten het cliëntvolgsysteem moet hebben

Om de juiste keuze te maken is het essentieel om de functionaliteiten die u nodig heeft in kaart te brengen. Wij adviseren dit te doen door de functionaliteiten als volgt in te delen:

Must-have: De functionaliteiten die het cliëntvolgsysteem minimaal moet hebben;
Should-have: Functionaliteiten die u graag terugziet maar niet noodzakelijk zijn;
Could-have: Deze eisen komen aan bod als er genoeg tijd over is;
Would-have: Functionaliteiten die u niet terug wilt zien in een cliëntvolgsysteem,

Wij adviseren met deze 4 lagen of categorieën te werken. Op deze manier kunt u concreet maken wat u echt nodig heeft, maar ook bepalen wat u niet nodig heeft.

Deze methodiek, ook wel bekend als de MoSCoW-methode, is een wijze om prioriteiten te stellen in onder andere software engineering. De eisen aan de uitkomst of het resultaat van een project kunnen op deze manier op volgorde van prioriteit ingedeeld worden.

Door overbodige functionaliteiten in het voortraject te schrappen bespaart u tijd en geld.

Tip 3 – Vergelijk het cliëntvolgsysteem met uw huidige systeem

Maakt u reeds gebruik van een cliëntvolgsysteem? Vergelijk uw ‘oude’ systeem dan eens qua functionaliteiten met het nieuwe systeem. Noteer wat u fijn vindt aan het systeem waarmee u nu werkt, en wat er volgens u nog mist. Betrek hier ook andere collega’s bij, zodat u uw ervaringen kunt delen om tot de juiste keuze te komen.

Indien u functionaliteiten heeft genoteerd die onmisbaar zijn, noteert u deze dan in de vorm van een must-have zoals hierboven genoemd.

Stratech Perspectief – Clientvolgsysteem voor schuldhulpverlening

Stratech Perspectief is ons cliëntvolgsysteem, ontwikkeld voor schuldhulpverlening, bewindvoering, budgetbeheer en kredietverstrekking. Met Stratech Perspectief heeft u altijd zicht en grip op de financiële situatie van uw client: twee zaken die bij uw werk erg belangrijk zijn. Wij bieden u de oplossing om uw dagelijkse processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Met ons cliëntvolgsysteem Stratech Perspectief kunt u al uw activiteiten eenvoudig registeren, ordenen en beheren. Zo kunt u uw cliënt volgen in hun gehele financiële ontwikkeling. Van aanmelding tot een toekomst zonder zorgen.

Ontdek de mogelijkheden


Brochure ontvangen