icon
Logo

De gemeente Heerenveen gaat voor efficiënt en gebruiksvriendelijk

Inmiddels werkt de gemeente Heerenveen ruim vier maanden met Stratech Perspectief. Een mooie gelegenheid om met elkaar in gesprek te gaan over de eerste ervaringen met onze software.

We spraken met Alfred Tros, Projectleider Schuldhulpverlening bij de gemeente Heerenveen.

Toegang tot schuldhulpverlening

In de gemeente Heerenveen ligt de toegang tot schuldhulpverlening sinds 2013 bij de meitinkers. Inwoners kunnen, ongeacht waar zij wonen, terecht bij een meitinker. Iedere wijk en ieder dorp dat deel uitmaakt van de gemeente Heerenveen heeft namelijk een vaste meitinker.

Meitinkers vervullen een brede rol in de gemeente, van het beantwoorden van vragen over wonen en zorg tot hulp bij het op orde brengen van de financiën. Zo voert de meitinker doorgaans de eerste, algemene intake uit bij de burger thuis. Daarbij brengt de meitinker samen met de burger de financiële situatie in kaart en geeft advies om de financiële situatie te verbeteren en (het oplopen van) schulden te voorkomen. 

Mocht de situatie reeds problematisch zijn, dan faciliteert de meitinker het eerste gesprek tussen de burger en de schuldhulpverlener. Goede communicatie tussen de meitinker en de schuldhulpverlener is daarom essentieel om de samenwerking te laten slagen. Daartoe is er regelmatig contact, waardoor de meitinker op de hoogte is van de ontwikkelingen op het gebied van schuldhulpverlening en de schuldhulpverlener bekend is met de situatie in het veld.

Een ambitieuze en succesvolle implementatie

‘’Wat de implementatie betreft waren we erg ambitieus’’, aldus Alfred. ’’In oktober zijn we gestart met de eerste voorbereidingen, waarna we al op 13 april live zijn gegaan met zowel schuldhulpverlening als budgetbeheer. Voor het realiseren van een dergelijke ambitieuze doelstelling was een goede voorbereiding cruciaal. Mede dankzij deze voorbereiding en een uitstekende samenwerking tussen ons projectteam en Stratech is de implementatie succesvol verlopen.’’

Alfred heeft de volgende tips voor gemeenten die overwegen nieuwe software voor schuldhulpverlening te implementeren:

  • Zorg dat alle eigen documenten (waaronder brieven) op orde zijn zodat ze snel zijn toe te voegen.
  • Regel voldoende capaciteit. Denk daarbij niet alleen aan een projectteam met consulenten die affiniteit hebben met de software, maar ook aan een functioneel beheerder die voldoende tijd kan vrij maken voor de gehele implementatie.
  • Zorg dat consulenten de software en de inrichting uitvoerig testen. Met de eerste tests maken consulenten gelijk uitgebreid kennis met de software en hebben ze de mogelijkheid om in het voortraject al verbeteringen in het proces aan te dragen.
  • Kijk bij een andere gemeente mee hoe de software werkt en hoe werkprocessen zijn ingericht. Ook kunt u om ervaringen vragen, dat geeft u een beter idee van wat u van de conversie kunt verwachten.

Ondersteuning door Stratech Perspectief

Inmiddels werken de schuldhulpverleners binnen de gemeente Heerenveen al ruim vier maanden met Stratech Perspectief. Alfred: ‘’we zien nu al concrete voordelen van het gebruik van Stratech Perspectief. Om te beginnen is de software heel gebruiksvriendelijk. Navigeren door Perspectief is eenvoudig en we hebben de software snel onder de knie gekregen. Prettig is daarnaast de mogelijkheid om werkinstructies toe te voegen. Zo hebben we de mogelijkheid om tekstvelden toe te voegen, bijvoorbeeld een datumveld, voor een nog beter beeld van de situatie. Voorheen hadden we dergelijke informatie in een aparte intranetomgeving staan, waardoor we onnodig veel extra tijd kwijt waren.’’

‘’Tenslotte kunnen we in meerdere schermen tegelijkertijd werken. We werken namelijk regelmatig met meerdere schermen open, zodat we een berekening kunnen uitvoeren en tegelijkertijd een inkomend telefoontje kunnen beantwoorden van de cliënt.’’

Koppeling met het zaaksysteem biedt uitkomst

Een belangrijke reden voor de gemeente Heerenveen om over te gaan naar Stratech Perspectief, was de mogelijkheid om te koppelen met het bestaande zaaksysteem. Inmiddels ervaren ze de voordelen van deze koppeling. Alfred: ‘’Het administratieve proces is mede door de automatisering een stuk makkelijker geworden. Correspondentie wordt digitaal opgeslagen, dossiers zijn altijd toegankelijk en brieven zijn zichtbaar in zowel Stratech Perspectief als het zaaksysteem. Zo voorkomen we onnodige handmatige acties en besparen we een hoop tijd!’’

Toekomstige ontwikkelingen

Kijken we vooruit naar de komende maanden, dan staan er twee dingen centraal. Ten eerste de vroegsignalering van schulden, in het bijzonder de koppeling met RIS. ‘’We hebben zelf inmiddels de voorbereidingen voor de koppeling met RIS getroffen. Op het moment werken twee collega’s met RIS Matching en RIS Vroeg Eropaf, om alvast kennis te maken met de software. Zodra de koppeling is gerealiseerd, willen we cliënten die een schuldhulpverleningstraject ingaan vanuit RIS doorzetten naar Stratech Perspectief. Hier worden alle acties vervolgens geregistreerd en opgevolgd’’, aldus Alfred.

Daarnaast neemt de gemeente Heerenveen binnenkort het cliëntenportal in gebruik. Met het cliëntenportal kan de gemeente cliënten, ketenpartners en schuldeisers toegang geven tot specifieke  informatie uit het dossier. Hierin kunnen bijvoorbeeld bankafschriften beschikbaar worden gesteld en hebben cliënten inzicht in hun eigen saldo. Op deze manier krijgen cliënten een beter, actueel inzicht in hun eigen financiële situatie met als doel hun zelfredzaamheid te verbeteren.

Meer weten?

Wilt u weten welke voordelen onze software voor schuldhulpverlening uw organisatie kan bieden? We vertellen u er graag meer over!

Neem contact op

Meer over Stratech Perspectief

Stratech Perspectief is een gebruiksvriendelijk cliëntvolgsysteem waarmee u zicht houdt op uw cliënt en grip op de financiën. Gebruiksgemak en flexibiliteit staan hierbij voorop.

Software voor schuldhulpverlening
#