Van Sagitta Uitvoer naar AGS: wat kunt u verwachten?

Douaneauto Onderkant

Sinds vrijdag 1 mei 2015 maken alle aanvragers van invoeraangiften volledig gebruik van het nieuwe douaneaangiftesysteem, genaamd AGS. De tweede fase van het AGS-project is daarmee ten einde gekomen. Na meer dan 30 jaar trouwe dienst is er definitief een einde gekomen aan het tijdperk Douane Sagitta Invoer (DSI).

Ondertussen wordt er achter de schermen bij de Douane en de softwareleveranciers alweer hard gewerkt aan de derde fase van het AGS-project, met als doel dat ook alle uitvoeraangiften via AGS gaan lopen. Daarmee wil de Douane afscheid nemen van Sagitta Uitvoer (DSU). Een mooi moment voor Stratech om samen met u de balans op te maken en vooruit te blikken op AGS fase 3.

  • Hoe verliep de overgang van Sagitta Invoer naar AGS?
  • Wat kunnen we leren van de ervaringen van AGS fase 2?
  • Wat is al bekend over AGS fase 3?
  • Hoe kunt u zich voorbereiden op de overgang van DSU naar AGS?

De overgang van Sagitta Invoer naar AGS

Met de introductie van AGS is de geautomatiseerde ondersteuning van aangifteprocessen van de Douane weer klaar voor de toekomst, ook met het oog op de komst van het gemoderniseerde Communautair Douanewetboek in 2016. Echter is de implementatie van AGS fase 2 niet zonder slag of stoot verlopen. Na een valse start in 2012 heeft het bedrijfsleven met de Douane afgesproken dat een verplichte overgang pas mocht starten nadat aan de vooraf opgestelde acceptatiecriteria voor AGS was voldaan. 

De invoering van AGS heeft hierdoor uiteindelijk veel langer geduurd dan vooraf was voorzien. Het primaire belang van zowel de Douane als het bedrijfsleven was dat de overgang naar AGS kwalitatief goed zou verlopen, met zo weinig mogelijk problemen. Er waren diverse nieuwe releases nodig om de performance en stabiliteit van de systemen in de toekomst te kunnen blijven garanderen. Door hard werken is het uiteindelijk gelukt in januari 2015 om AGS 2 geschikt op te leveren voor een volledige overgang van DSI naar AGS. In februari en maart zijn de laatste aangevers aangesloten. In april heeft de Douane de nog openstaande aangiften in DSI afgehandeld, zodat op 1 mei 2015 DSI definitief kon worden gesloten. 

De ervaringen met AGS fase 2

Een douane-migratie werd in het verleden nog wel eens gebracht als een 'big bang'. De knop ging van de ene op de andere dag om, wat grote risico's met zich mee heeft gebracht voor zowel de Douane als de aangevers. Tijdens de invoering van AGS 2 is de Douane meer in overleg getreden met het bedrijfsleven om de gevolgen en risico's van keuzes beter te kunnen inschatten. Tijdens de introductie van AGS 2 is een beperkt aantal aangevers vrijwillig gestart met het versturen van invoeraangiften naar AGS: de zogenaamde pré-fase. Deze bedrijven hadden de mogelijkheid om naast AGS 2 ook nog gebruik te maken van Sagitta Invoer. Op basis van de ervaringen uit de pré-fase zijn regelmatig aanpassingen in AGS doorgevoerd. In de loop van de tijd zijn steeds meer aangevers toegetreden tot deze pré-fase.

De aangevers uit de pré-fase hebben lange tijd kunnen wennen aan het nieuwe douanesysteem. Hierdoor hebben zij meer tijd gehad om bedrijfsprocessen- en systemen daar waar nodig aan te passen, maar ook werden zij regelmatig geconfronteerd met veel tussentijdse aanpassingen aan AGS en/of hun douanesoftware. Nadat de Douane en bedrijfsleven voldoende overtuigd waren van de werking is - na meerdere keren uitstel - de verplichte overgangsfase van Sagitta Invoer naar AGS gestart. Aangevers mochten één week zowel Sagitta Invoer als AGS naast elkaar gebruiken, om te wennen aan de verschillen. Na deze korte overgangsperiode moesten deze aangevers verplicht gebruik maken van AGS 2 voor hun invoeraangiften. De Douane zal bij de invoering van AGS 3 weer nauw samenwerken met het bedrijfsleven. De verwachting is dat de Douane tijdens de overgang van Sagitta Uitvoer naar AGS weer een soortgelijke implementatie-strategie zal hanteren.

Vroegtijdig starten met AGS heeft voor u als voordeel dat uw medewerkers voldoende tijd hebben om te wennen aan AGS. Bedrijfsprocessen en systemen kunnen daar waar nodig worden aangepast. Echter is het in dit stadium mogelijk dat er nog veel tussentijdse wijzigingen plaatsvinden, zowel qua invulinstructies als aan de werking van AGS. Dit kan leiden tot oponthoud, waardoor uitvoeraangiften alsnog in Sagitta Uitvoer moeten worden afgehandeld. Wacht u op het moment dat u als aangever verplicht wordt aangesloten op AGS, dan heeft u als organisatie minder tijd voor de migratie en het doorvoeren van alle (interne) veranderingen. U heeft dan als voordeel dat de werking van AGS inmiddels vaststaat waardoor de kans op wijzigingen minimaal is.

Huidige stand van zaken betreffende AGS fase 3

Nu AGS 2 volledig in gebruik is genomen kan worden gestart met de voorbereidingen voor de implementatie van AGS 3, het nieuwe systeem voor de uitvoeraangiften. Eind april is de zogenaamde M.I.G., de Message Implementation Guide, door de Douane gepubliceerd. Met deze berichtspecificaties is het voor bedrijven (de zelfbouwers) en softwareleveranciers mogelijk de software te ontwikkelen om uitvoeraangiften bij AGS 3 aan te leveren. Het ontwikkelen en testen van de nieuwe software vergt tijd, bij de bedrijven, de softwareleveranciers en de Douane. Toch streeft de Douane ernaar dat AGS 3 eind van 2015 in gebruik kan worden genomen. Dit betekent niet dat AGS 3 direct al volledig wordt geïmplementeerd. In eerste instantie zorgt de Douane ervoor dat het systeem technisch klaar is. Volgens wordt in overleg met de vertegenwoordigers van het bedrijfsleven en softwareleveranciers de implementatie-strategie bepaald, net als bij AGS fase 2. 

De gegevens die nodig zijn voor een aangifte in AGS 3, zullen niet veel afwijken van de huidige aangifte in Sagitta Uitvoer, omdat de gegevensset in principe in de wet vastligt. De uitvoeraangifte wordt echter bij de Douane in AGS 3 verwerkt in een geheel nieuwe applicatie. De nieuwe berichtopbouw is conform de laatste standaard van de World Customs Organization (WCO). De Douane heeft de regels en condities voor het aangiftebericht daarom opnieuw opgesteld. Dit kan betekenen dat de aangever meer of andere informatie in een AGS3-aangifte moet opgeven dan nu bij DSU. 

Voor aangevers is het van belang te weten dat zij alle informatie elektronisch moeten indienen bij de Douane. De Douane kan een aangifte niet meer wijzigen naar aanleiding van telefoontjes of faxen; dit dient allemaal systeemtechnisch te worden afgevangen. Met de invoering van AGS 3 verdwijnt ook het verschil tussen 'Geladen' en 'Te Laden' aangiftesituaties. Daarnaast - hoewel geen raakvlak met AGS - geldt vanaf 1 mei 2016 dat voor goederen die onder een economische douaneregeling zijn geplaatst en weer de EU verlaten, het niet meer genoeg is om alleen een aangifte douanevervoer te doen. U dient dan (ook) een wederuitvoer aangifte te doen. 

Voorbereiding op de overgang van DSU naar AGS eind 2015

Om een probleemloze overgang van DSU naar AGS eind 2015 voor uzelf te garanderen is een zorgvuldige voorbereiding cruciaal. De impact van AGS op u als aangever is vaak groter dan aanvankelijk wordt gedacht. Vorm daarom ruim op tijd een AGS-projectteam binnen uw organisatie, bestaande uit: een douane-expert, logistiek manager, IT-afdeling en enkele medewerkers van uw exportafdeling. Besteed met dit team periodiek aandacht aan het onderwerp AGS. Hieronder vindt u nog meer belangrijke handvatten voor een goede voorbereiding op de overgang van DSU naar AGS:

  • Reserveer budget in zowel tijd als geld
  • Definieer uw eigen AGS implementatie-strategie
  • Inventariseer all interfaces met uw douanesysteem
  • Betrek uw softwareleverancier op tijd bij de voorbereidingen
  • Bepaal het effect van AGS op uw WMS/ERP-systeem
  • Blijf actief alle ontwikkelingen betreffende AGS monitoren

Zowel voor u, de Douane, als uw softwareleverancier is AGS een compleet nieuw systeem voor het afhandelen van uitvoeraangiften. Maakt u gebruik van de software van derden, dan zult u veelal moeten investeren in een nieuwe module en/of zelfs in een compleet nieuw softwarepakket. De overgang van DSU naar AGS biedt u als aanvrager de mogelijkheid het aanbod van de verschillende softwareleveranciers opnieuw met elkaar te vergelijken. Wanneer u gaat investeren in AGS, kunt u veelal tegelijkertijd het proces rondom het aanvragen van uitvoeraangiften verder optimaliseren. Een goede inventarisatie van de mogelijkheden kan u zowel tijd als geld in de toekomst opleveren.

Wilt u meer informatie over AGS?

Stratech maakt deel uit van de Alliantie Douane Software (ADS). Een samenwerkings-verband van een aantal gerenommeerde softwareleveranciers en de Douane die intensief met elkaar communiceren over de migratie van Sagitta naar AGS. Wij houden u dus uit eerste hand op de hoogte over de laatste ontwikkelingen.

In aanloop naar AGS 3 zal de Douane ook weer diverse webinars organiseren om aangevers te informeren over de belangrijkste wijzigingen. Heeft u vragen over de overgang van Sagitta naar AGS, neemt u dan contact op met ons via +31 (0)53 480 40 80 of door een e-mail te sturen naar info@stratech.nl.

Meld u nu aan voor onze gratis AGS/UCC Update Service