De digitale (r)evolutie bij de Kamer van Koophandel

De bezuinigingen door de Rijksoverheid dwingen organisaties tot het maken van scherpe keuzes en een efficiëntere manier van werken. Wat in 2002 bij de Kamer van Koophandel begon als een bescheiden initiatief om het werk van de exporteur te vereenvoudigen, groeide de afgelopen jaren uit tot een grootschalig project dat het Nederlandse export-landschap voorgoed heeft veranderd.

Mede door de crisis is het digitaliseren van de exportdocumenten bij de Kamer van Koophandel in een stroomversnelling gekomen. Maar wat betekent de digitale revolutie bij de Kamer van Koophandel nu concreet voor het Nederlandse bedrijfsleven, welke veranderingen kunt u als exporteur nog verwachten en hoe kunt u uw onderneming voorbereiden op de toekomst? Stratech blikt samen met u vooruit op de digitale (r)evolutie bij de Kamer van Koophandel. 

De toekomstige Kamer van Koophandel voor exporterend Nederland

Syntens en de Kamer van Koophandel moderniseren hun dienstverlening en bundelen vanaf 1 januari 2014 hun krachten in één nieuwe landelijke organisatie. De overgang naar deze nieuwe organisatiestructuur bij de Kamer van Koophandel heeft behoorlijk wat voeten in de aarde en is zeker niet onopgemerkt gebleven binnen exporterend Nederland. De fysieke balies waar ondernemers tot voor kort terecht konden voor hun documenten op het gebied van export zijn per 1 november 2013 definitief gesloten. Daarmee is er na vele jaren een einde gekomen aan de KvK Exportbalie in Nederland voor de fysieke afgifte van exportdocumenten.

Daarnaast wordt in een relatief korte periode de organisatie van de Kamer van Koophandel aanzienlijk vereenvoudigd. In Nederland blijven vier Kamer van Koophandel vestigingen over, die de afgifte van exportdocumenten zullen gaan verzorgen. Dit zijn de kantoren Amsterdam, Rotterdam, Eindhoven en Arnhem. Op deze vier kantoren zijn in totaal 50 FTE werkzaam die zich fulltime bezig houden met de verwerking van exportdocumenten. Doordat deze medewerkers zich volledig kunnen richten op de afgifte van exportdocumenten, kan de Kamer van Koophandel in de toekomst dezelfde taken blijven uitvoeren als voorheen; alleen met veel minder medewerkers. Door de centralisatie van haar dienstverlening wil de Kamer van Koophandel ook meer uniformiteit en kwaliteit creëren inzake de afgifte van de exportdocumenten in Nederland.

Hoewel ondernemers hun exportdocumenten op dit moment nog zowel per post als digitaal bij de Kamer van Koophandel kunnen aanleveren, ligt de focus duidelijk op het verder digitaliseren van de afgifte van exportdocumenten. Een exportwereld waarin alle exportdocumenten volledig digitaal worden aangeleverd bij de Kamer van Koophandel is daardoor slechts een kwestie van tijd. Voor het digitaal aanvragen van export-documenten maken al veel grote en kleine bedrijven al gebruik van een softwareoplossing.

De volgende stap in de evolutie van het digitale exportdocument

Inmiddels beginnen de eerste contouren van de nieuwe landelijke Kamer van Koophandel zichtbaar te worden. Ondanks de reorganisatie is de afgelopen maanden achter de schermen door alle betrokken partijen hard gewerkt aan de volgende stap in de evolutie op het gebied van digitale afgifte van exportdocumenten. Op dit moment wordt voor het afdrukken van een digitaal aangevraagd exportdocument gebruik gemaakt van de door de Kamer van Koophandel vooraf getekende en gestempelde documenten. 

Vanaf medio januari 2014 zal de volgende belangrijke stap worden gezet in de digitale revolutie bij de Kamer van Koophandel, namelijk de overgang naar het printen van de stempel en handtekening van de Kamer van Koophandel op het exportdocument. Deze transitie zal in het weekend van zaterdag 18 en zondag 19 januari in heel Nederland worden doorgevoerd. Daarmee komt het afdrukken op de vooraf getekende en gestempelde documenten van de Kamer van Koophandel te vervallen. Vanaf dat moment zullen de handtekening en stempel van de Kamer van Koophandel door de printer op ieder exportdocument worden gezet. Voor het afdrukken van de digitaal aangevraagde exportdocumenten kunnen bedrijven de blanco exportcertificaten van Beurtvaartadres gebruiken.

Dit project sluit aan bij het streven van de Kamer van Koophandel naar verdergaande digitalisering van de exportdocumenten en een efficiëntere werkwijze voor alle betrokken partijen. In landen als Canada, Verenigde Arabische Emiraten, Duitsland en België worden de stempel en handtekening van de Kamer van Koophandel al geruime tijd op het exportdocument geprint en internationaal geaccepteerd. Zowel voor de Kamer van Koophandel als exporterend Nederland is de internationale acceptatie van de exportdocumenten door onze handelspartners het belangrijkste punt van aandacht. Naast goede communicatie richting de verschillende instanties over deze nieuwe werkwijze, beschikt de Kamer van Koophandel over de mogelijkheid om bij uitzonderingsgevallen het exportdocument alsnog te voorzien van een 'natte stempel en handtekening'. Hierdoor kan internationale acceptatie van de exportdocumenten te allen tijde worden gewaarborgd.

Alle bedrijven die al gebruik maken van de digitale afgifte van exportdocumenten, ontvangen in deze periode informatie van de Kamer van Koophandel en hun softwareleverancier met betrekking tot de invoering van het project 'Printen van de Stempel en Handtekening'. Met de overgang naar het printen van de stempel en handtekening volgt Nederland de internationale beweging wat betreft de verdergaande digitalisering van exportdocumenten en wordt de volgende belangrijke en noodzakelijke evolutionaire stap in deze digitale revolutie gezet.

De afgifte van exportdocumenten in de toekomst

Door de toenemende globalisering en digitalisering is een flexibele, efficiënte distributieketen essentieel voor het behouden van onze internationale handelspositie. Een snelle en eenvoudige afhandeling van alle exportdocumenten is hiervoor belangrijk! Achter de schermen wordt daarom al druk nagedacht over de toekomst en de verdere doorontwikkeling van de digitale afgifte van exportdocumenten.

Automatische goedkeuring - Om een actieve en positieve bijdrage te leveren aan onze internationale handelspositie streeft de Kamer van Koophandel naar snellere responsetijden en de mogelijkheid voor exporteurs om hun exportdocumenten 24/7 aan te kunnen vragen. De afronding van het project 'Automatische Goedkeuring' brengt de Kamer van Koophandel dichterbij het realiseren van deze doelstelling. Bedrijven die na toetsing van de Kamer van Koophandel voldoen aan de geformuleerde selectiecriteria, kunnen in de nabije toekomst hun exportdocumenten digitaal insturen en direct goedgekeurd retour ontvangen. De controle van de exportdocumenten vindt voor deze bedrijven door de Kamer van Koophandel op een ander moment in de keten en steekproefsgewijs plaats. Deze oplossing is alleen bedoeld voor exporteurs met grote hoeveelheden exportdocumenten per jaar.

Exportdocumenten printen op blanco A4 - Om het proces inzake de exportdocumenten nog verder te vereenvoudigen, wordt het in de nabije toekomst tevens mogelijk om goedgekeurde certificaten van de Kamer van Koophandel op blanco A4 papier af te drukken. Hierdoor is het afdrukken op papier van Beurtvaartadres niet langer noodzakelijk, waardoor exporteurs nog gemakkelijker, sneller en tegen lagere kosten kunnen beschikken over de benodigde exportdocumenten. Ook hierbij is een belangrijk uitgangspunt dat de internationale acceptatie van de exportdocumenten door onze handelspartners te allen tijde is gewaarborgd.

Integratie en vereenvoudiging van de supply chain voor het complete proces van exportzendingen

Als leverancier van kennisintensieve softwareoplossingen voor exporterende bedrijven denkt Stratech actief mee met de Kamer van Koophandel en haar klanten over de toekomst. Exportdocumenten digitaal aanvragen moet snel en eenvoudig zijn voor iedere exporteur in Nederland. Het optimaliseren van het huidige proces bij de Kamer van Koophandel en de verdergaande integratie van de verschillende instanties die betrokken zijn bij het zendingenproces is hierbij een belangrijk uitgangspunt.

De zogenoemde ketenlegalisaties, dat wil zeggen documenten die door één of meerdere worden instanties worden gelegaliseerd, moeten beter worden geïntegreerd in de supply chain keten van exportdocumenten. Voorbeelden hiervan zijn: keuringsinstanties, ministeries, rechtbank, ambassades en consulaten. De integratie van deze instanties binnen de supply chain zal zorgen voor een verdere vereenvoudiging van het logistieke zendingenproces.

De digitale (r)evolutie bij de Kamer van Koophandel is in volle gang en zal in de komende periode het Nederlandse exportlandschap aanzienlijk gaan veranderen. Dit geeft exporteurs nieuwe kansen om hun exportproces verder te optimaliseren en onze internationale handelspositie te verbeteren. Wilt u meer weten over de mogelijkheden inzake de digitale afgifte van exportdocumenten voor uw organisatie? Bezoek dan onze website en bekijk de mogelijkheden.