Blog | Uitvoeraangiften, zelf doen of uitbesteden? (deel 3)

In het vorige deel van deze blogreeks hebben we gekeken naar verantwoordelijkheid, kennis en kunde rondom het doen van uitvoeraangiften bij de Douane. In dit laatste deel belichten we de factoren tijd en kosten. Deze factoren hebben voor ieder bedrijf een ander belang. Ze wegen wel altijd mee in het besluit tussen zelf doen of uitbesteden.

Voor het ene bedrijf is tijd de doorslaggevende factor. Een zending met bederfelijke waren mag niet langer blijven staan dan noodzakelijk. Voor de ander is flexibiliteit weer van extra belang. Een aangifte moet ook buiten kantooruren verzonden kunnen worden, toch? Deze factoren en daarmee gepaard gaande kosten hebben een sterke invloed op elkaar. 

Tijd en flexibiliteit

Het doen van een uitvoeraangifte kan een tijdrovende klus zijn. Zeker als je niet de juiste tool of het juiste niveau van automatisering hebt. Tijd is er in een drietal soorten:

1. Voorbereidingstijd: de tijd voor het inhoudelijk verzamelen van alle gegevens.
Het voorbereiden van een douane-aangifte kost tijd. Je moet alle relevante zendingsinformatie verzamelen. Het maakt daarbij niet uit of je zelf je aangifte doet of deze uitbesteedt. Deze taak en de benodigde tijd ligt sowieso bij jou als exporteur. Vaak wordt de douaneagent gezien als een partij die informatie overtypt en dus makkelijk kan worden overgeslagen. Als we alleen kijken naar de voorbereidingstijd klopt dat.

Maar zoals in de voorgaande blog te lezen is, heb je ook kennis nodig. Kennis moet aanwezig zijn wanneer je zelf met de Douane gaat communiceren. Kennis is dus onlosmakelijk verbonden met de voorbereidingstijd. Heb je zelf de juiste kennis of haal je deze in huis door opleiding? Dan kun je winst behalen op de voorbereidingstijd door zelf je aangifte te doen.

Er is nog meer tijdswinst te behalen door verdere automatisering: een koppeling maken tussen jullie ERP-systeem en douane aangiftesoftware. Je hoeft dan geen gegevens meer handmatig over te tikken. Hier is tijdswinst tot wel 70% mogelijk! En de kans op tikfouten is minimaal.

2. Doorlooptijd: de tijd om de aangifte elektronisch bij de Douane te krijgen.
Deze tijd bestaat uit het vullen van de aangifte en het elektronisch versturen ervan naar de Douane. De doorlooptijd is aanzienlijk korter als je de aangifte zelf doet. Er zijn immers minder schakels in de gehele keten.

Een douaneagent of expediteur heeft tijd nodig voor het overtikken van de informatie. Deze tijd gaat ertussenuit als je zelf je aangifte met behulp van software indient bij de Douane. Bij het uitbesteden ben je ook nog eens afhankelijk van de hoeveelheid werk die de expediteur op dat moment te doen heeft.

Is dat veel, dan heeft dat een negatieve invloed op de snelheid van jouw aangifte. En dus ook de snelheid waarmee jouw zending kan vertrekken. Dus, ook hier is tijdswinst te behalen als je de aangifte zelf doet.

3. Reactietijd: de tijd tussen het indienen van de aangifte en de uiteindelijke elektronische afhandeling.

Deze tijd ligt voor een groot deel bij de Douane. Er kan bijvoorbeeld een fysieke controle (Fyco) gedaan worden voordat de goederen worden vrijgegeven. De tijd voor een fysieke controle is voor het zelf doen en het uitbesteden gelijk.

De Douane past de selectie voor een fysieke controle niet aan op de indiener van de aangifte. Dit hangt wel af van het profiel dat jij als exporteur hebt. De tijd die een expediteur nodig heeft voor het communiceren van de Fyco naar jou als exporteur is wel van invloed op de doorlooptijd. In het slechtste geval wacht je op een bericht dat de goederen kunnen vertrekken en staat er geheel onverwacht een douaneambtenaar op de stoep. Doe je de aangifte zelf, dan word je rechtstreeks door de Douane geïnformeerd over Fyco’s. 

Kosten douanesoftware

Is douane-software duur? Tien jaar geleden misschien nog wel, maar nu is dit zeker niet meer het geval. Door het toepassen van nieuwe prijsmodellen zijn de eenmalige investeringen laag. Je rekent daarnaast alleen af voor de aangiften die je daadwerkelijk doet. Je moet natuurlijk niet alleen de kosten van douanesoftware meenemen in je afweging. Ook de kosten voor opleiding en de kosten van de tijd voor het voorbereiden van een aangifte, neem je mee in het bepalen van de TCO (Total Cost of Ownership).

Zet deze kosten af tegen de kosten van jouw douaneagent of expediteur en de tijd die je hiermee kwijt bent. Wellicht word je door de uitkomst positief verrast. Ook aan de kostenkant zijn namelijk grote besparingen mogelijk.

Je hebt je keuze gemaakt! Hoe nu verder?

Door het lezen van deze blogreeks heb je hopelijk een goed beeld van de onderwerpen die van belang zijn voor jouw keuze tussen douane-aangiften zelf doen en uitbesteden. In de vorige blogs vroegen we je om nog eens te kijken naar jullie huidige werkwijze en waarom daarvoor gekozen is. Is dat nu nog steeds de juiste?

Als je blijft uitbesteden, realiseer je dan wel dat je zelf verantwoordelijk bent voor correcte douaneaangiften. En de gevolgen ervan als deze niet kloppen. Maak dus goede afspraken met je douaneagent of expediteur!

Na het lezen van deze blogs wil je mogelijk je uitvoeraangiften zelf gaan indienen en onderzoeken wat daar voor nodig is. Om je daarbij te helpen hebben wij een whitepaper geschreven! Hierin staan de acties die je moet doen om dit realiseren.