icon
Logo

Blog | Uitvoeraangiften, zelf doen of uitbesteden? (deel 3)

In de voorgaande delen van deze blogreeks hebben we gekeken naar onder andere verantwoordelijkheid, kennis, kunde en expertise. In deel drie van de trilogie ‘Uitvoeraangiften; zelf doen of uitbesteden?’ gaan we verder in op de factoren tijd, kosten en flexibiliteit. Deze factoren hebben voor ieder bedrijf een andere waarde, maar wegen wel altijd mee in het beslissingsproces van zelf doen of uitbesteden.

Voor het ene bedrijf is tijd de doorslaggevende factor. Een zending met bijvoorbeeld bederfelijke goederen mag niet langer blijven staan dan noodzakelijk. Voor de ander is flexibiliteit weer extra van belang. Een aangifte moet ook buiten de gebruikelijke kantooruren verzonden kunnen worden toch? De factoren kosten, tijd en de daarmee gepaard gaande flexibiliteit hebben sterk invloed op elkaar. 

Tijd en flexibiliteit

Het doen van een aangifte kan een tijdrovend klusje zijn. Zeker als niet de juiste tool of het juiste niveau van automatisering voorhanden is. Tijd is er in verschillende factoren. Zo heb je de factor voorbereidingstijd. Dit is tijd die nodig is voor het voorbereiden van een aangifte, dus het inhoudelijk verzamelen van alle zending gegevens. Deze taak en dus benodigde tijd ligt sowieso bij de im- en/of exporteur, onafhankelijk van het feit of u zelf de aangifte doet of deze uitbesteed aan een logistiek dienstverlener.

Dan is er de factor doorlooptijd. Dit is de tijd die nodig is om de aangifte elektronisch bij de Douane te krijgen. Doet u zelf de aangifte, dan is de doorlooptijd vaak aanzienlijk korter dan wanneer u het proces uitbesteed. Er zijn immers minder schakels in de gehele keten. Als laatste factor kennen we de reactietijd. Dit is de tijd die tussen het indienen van de aangifte en de uiteindelijke elektronische afhandeling zit.

  • Voorbereidingstijd: Het voorbereiden van een aangifte kost tijd. Alle relevante zending informatie dient verzamelt te worden voor het informeren van uw douaneagent of het zelf indienen van de aangifte. Vaak wordt de douaneagent gezien als een partij die informatie overtypt en dus makkelijk kan worden overgeslagen. Als we alleen kijken naar de parameter voorbereidingstijd klopt dat, maar zoals in de voorgaande blogs te lezen was, hebben we het ook gehad over kennis. Kennis moet aanwezig zijn wanneer u zelf met de Douane gaat communiceren. Kennis is dus onlosmakelijk verbonden met de factor voorbereidingstijd. Heeft u echter zelf de juiste kennis of haalt u deze in-house door scholing, dan kan op de factor voorbereidingstijd *1 winst worden behaald door zelf de aangifte te doen.

*1 Door te kijken naar de interne automatisering valt in de voorbereidingstijd nog meer winst te behalen. Door bijvoorbeeld een interface te maken tussen uw ERP-systeem en uw douane aangiftesoftware kan het voorbereidingsproces nog efficiënter worden ingericht. Tijdswinsten tot 70% zijn mogelijk!

  • Doorlooptijd: Dit is de tijd die nodig is om de aangifte bij de Douane te krijgen. Doorlooptijd is het vullen van de aangifte en het vervolgens elektronisch versturen ervan naar de Douane. Deze tijd spreekt eigenlijk altijd in het voordeel van het zelf doen. Een douaneagent of expediteur heeft tijd nodig voor het overtikken van de aangeleverde informatie voordat deze naar de Douane verzonden kan worden. Deze tijd gaat ertussenuit als u zelf de aangifte met behulp van software indient bij de Douane. Bij het uitbesteden bent u dus afhankelijk van de hoeveelheid werk die er op dat moment bij een expediteur ligt, wat een negatieve invloed kan hebben op de afhandeling van uw zending. Dus ook met de factor doorlooptijd is er winst te behalen als u de aangifte zelf gaat doen.

  • Reactietijd: Zoals aangegeven is de reactietijd de tijd die tussen het indienen van de aangifte en de uiteindelijke elektronische afhandeling zit. Deze tijd ligt voor een groot deel aan de kant van Douane en is bijvoorbeeld afhankelijk van of er wel of geen fysieke controle moet plaatsvinden voordat de goederen kunnen worden vrijgegeven. Deze factor ‘fysieke controle’ is voor zowel het zelf doen als het uitbesteden gelijk. De Douane past immers de mogelijke selectie voor een fysieke controle (Fyco) niet aan op de indiener van de aangifte. Dit hangt aan het profiel van de im- of exporteur. Wat wel een negatieve invloed kan zijn op deze reactietijd, is de tijd die een expediteur nodig heeft voor het communiceren van de Fyco naar u als exporteur. In het slechte geval zit u te wachten op een bericht dat de goederen kunnen vertrekken en staat er geheel onverwacht opeens een douaneambtenaar op de stoep. Doet u de aangifte zelf, dan bent u niet afhankelijk van een derde partij en wordt u rechtstreeks door de Douane op de hoogte gehouden van mogelijke Fyco’s. 

Kosten | Is douanesoftware duur?

Tien jaar geleden misschien, maar tegenwoordig is dit zeker niet meer het geval. Door het toepassen van nieuwe prijsmodellen - zoals het pay-per-use principe - zijn initiële investeringen laag en rekent u alleen maar af voor datgene wat u verbruikt. Maar niet alleen de kosten van douanesoftware moeten worden meegenomen in uw afweging. Ook de kosten voor opleiding en kosten die werknemers maken tijdens het voorbereiden van een aangifte, zijn allen onderdeel van een goede kosten-batenanalyse.

Zet deze kosten af tegen te kosten die u nu maakt bij uw douaneagent of expediteur en de tijd die hiermee gemoeid is. U kunt daarmee een juiste afweging maken. Met een ROI (Return on Investment) kunnen kosten en baten dus prima in beeld worden gebracht. Wellicht wordt u door de uitkomst positief verrast. Net zoals bij tijdsbesparing, zijn er ook aan de kostenkant grote besparingen mogelijk.

U denkt over zelf doen, maar hoe nu verder?

Eerder gaven wij al aan dat de Brexit een goed moment is om uw douaneproces grondig onder de loep te nemen. Zeker in het goederenverkeer tussen Nederland en Verenigd Koninkrijk gaat er veel veranderen. Door het lezen van deze blogreeks heeft u hopelijk een goed beeld gekregen van alles wat er komt kijken bij het doen van een douaneaangifte. Ook al blijft u uitbesteden, realiseert u zich wel dat u, en alleen u, verantwoordelijk bent voor de uiteindelijke inhoud en afhandeling van de douaneaangifte. Maak dus goede afspraken met uw douaneagent of expediteur!

Na het lezen van deze blogs kan het goed zijn dat u het zelf indienen van uitvoeraangiften verder wilt onderzoeken. Om de noodzakelijk vervolgstappen inzichtelijk te maken heeft Stratech daarom een whitepaper gemaakt! Hierin staan de acties beschreven die u moet doorlopen als u voortaan zelf uw uitvoeraangiften wilt gaan dienen bij Douane.  

Meer weten over dit artikel?

Heeft u vragen aanleiding van dit artikel, of wilt u meer informatie? Neem dan contact op met de specialisten van Stratech.

Neem contact op

Meer weten over Stratech?

Sinds 1989 is Stratech al de partner voor bedrijven die internationaal handel drijven. Met onze kennis en gebruiksvriendelijke software maken wij u werk makkelijker. Lees verder en ontdek de mogelijkheden voor uw logistieke zendingenproces.

Meer informatie
#