icon
Logo

Oorsprongsdocumenten: tips om fouten te voorkomen!

Een foutje in een oorsprongsdocument is snel gemaakt. Dit kan vergaande gevolgen hebben voor jouw organisatie en je klanten.

In dit artikel lees je over de meest gemaakte fouten bij het aanvragen van oorsprongs-documenten en hoe je die als exporteur eenvoudig kan voorkomen.

Waarom een oorsprongsdocument nodig?

Sommige landen buiten de EU willen om politieke, economische of gezondheidsredenen geen producten toelaten uit bepaalde landen. Daarnaast kan er bij een bepaalde oorsprong korting of vrijstelling op de invoerrechten van toepassing zijn door gemaakte handelsafspraken. 

Om vast te stellen in welk land een product gemaakt is, vragen bestemmingslanden jou de oorsprong van je product aan te tonen. Dat doe je door een Certificaat van Oorsprong (Certificate of Origin, CvO), EUR.1 of EUR-MED certificaat aan te vragen bij de Kamer van Koophandel (KVK).

Veel voorkomende fouten bij oorsprongsdocumenten

Uit cijfers van de KVK blijkt dat aanvragen voor CvO’s en EUR-certificaten vaak de eerste keer niet correct gebeuren. Dit resulteert in een afgekeurde aanvraag die jij weer moet herstellen. Om jou te helpen dit te voorkomen hebben we de meest voorkomende fouten bij het aanvragen van oorsprongsdocumenten op een rij gezet:

Bewijs niet volledig of onjuist

Jouw aanvraag moet voorzien zijn van:

  • Verkoopfactuur;
  • Leveranciersverklaringen conform de tekst op de website van de KVK (zonder aanpassingen);
  • Bij een eenmalige leveranciersverklaring voeg je de inkoopfactuur toe waarnaar verwezen wordt;
  • Volmacht bij aanvragen in opdracht van derden.

Bewijslast kan ook gedeponeerd worden bij de KVK. Hoe dat werkt lees je hier

Oorsprong niet juist

  • European Union wordt vermeld in plaats van European Community;
  • Lidstaat vermelden op het CvO is alleen toegestaan als deze op de leveranciersverklaring staat;
  • Afkortingen in de oorsprong zijn niet toegestaan. Dus, geen US of USA, maar United States of America.

Foutieve goederenomschrijving

  • In het vak ‘goederenomschrijving’ moet altijd een algemene productomschrijving staan. Alleen een merknaam of code is niet voldoende;
  • Bij verwijzing naar de factuur, paklijst of itemlist, moet er een algemene productomschrijving in het vak ‘goederenomschrijving’ vermeld worden. Bijvoorbeeld “Horticultural products as per invoice number … “.

Praktische tips voor juiste oorsprongsdocumenten

Hieronder vind je nog enkele praktische tips om fouten in jouw oorsprongsdocumenten te voorkomen:

  • Wil je weten welke documenten je per land van bestemming nodig hebt? Raadpleeg dan Access2Markets;
  • Zijn de adresgegevens van jouw bedrijf en die van jouw opdrachtgever conform het handelsregister?
  • Haal altijd het vervallen document door bij het aanvragen van een vervangend CvO. Voeg deze bij. Heb je deze niet meer, plaats dan in het vak ‘opmerkingen’ de tekst: "Cancels and replaces the document issued by the Chamber of  Commerce on … with number … ".
  • Vermeld bij een zoekgeraakt EUR.1 certificaat in vak 7: "Duplicate". Heb je een wijziging aangebracht, dan vermeld je in vak 7: "Issued Retrospectively".

In dit artikel lees je meer veel gemaakte fouten bij het aanvragen van legalisaties bij de KVK. 

Oorsprongsdocumenten digitaal aanvragen bij de KVK

Stratech Shipment voor KVK exportdocumenten

Het foutief aanvragen van oorsprongsdocumenten zorgt voor onnodig verlies van tijd. Met Stratech Shipment maak je dit proces een stuk efficiënter en makkelijker.

Onze software helpt jou bij het correct vullen van oorsprongs-documenten en online versturen naar de KVK. Binnen 30 minuten heb je vaak al een reactie en kan je het document bij jou op locatie printen. Zo bespaar je tijd en geld!

Meer over Stratech Shipment
Meer weten over dit artikel?

Nieuwsgierig hoe Stratech Shipment jou kan helpen dit proces te vereenvoudigen? Neem dan contact met ons op.

Neem contact op

Wij vereenvoudigen
import en export

Sinds 1989 maken import en export eenvoudiger en efficiënter door onze kennis van de internationale markt en slimme totaaloplossingen. Door onze unieke aanpak kunnen onze klanten groeien en meer verzendingen doen.

Meer over Stratech
#