Oorsprongsdocumenten, zo voorkom je fouten!

Oorsprongsdocumenten zijn belangrijk voor de internationale handel. De Douane in het land van bestemming gebruikt deze documenten om te bepalen of je voor vermindering of zelfs volledige vrijstelling van invoerrechten in aanmerking komt.

Maar opgelet, want kleine foutjes in de oorsprongsdocumenten leiden soms tot grote (financiële) gevolgen, zoals te veel invoerrechten betalen, vertraging in het exportproces of een conflict met je klant / de importeur.

Om problemen te voorkomen, gaat onze collega Tessie in deze blog in op de meest gemaakte fouten bij het aanvragen van oorsprongsdocumenten en hoe je die kan vermijden. 

Waarom oorsprongsdocumenten
Het belang van CvO en EUR certificaten

Voordat we de meest gemaakte fouten bij oorsprongsdocumenten bespreken, is het belangrijk om te begrijpen waarom je deze documenten überhaupt nodig hebt. 

In de internationale handel zijn er talloze redenen waarom landen bepaalde producten niet accepteren. Variërend van politieke, economische tot gezondheidsredenen. Ook bestaan er tussen landen vaak handelsafspraken. Hierdoor profiteer jij van verlaagde invoerrechten of hoef je soms helemaal niks te betalen. Voorwaarde is wel dat jouw goederen van de juiste oorsprong zijn.

Om te bepalen in welk land een product vervaardigd is, vragen de douaneautoriteiten in het land van bestemming jou om een bewijs te overhandigen waaruit de oorsprong blijkt. Daarom kan je bij de KVK terecht voor een Certificaat van Oorsprong, EUR.1 of EUR-MED certificaat. Met dit certificaat toon je officieel de oorsprong van je goederen aan.

Veel gemaakte fouten
bij het aanvragen van oorsprongsdocumenten

Jaarlijks verstrekt de KVK honderdduizenden oorsprongsdocumenten. Cijfers onthullen dat in de praktijk veel aanvragen fouten bevatten. De KVK zal een foutieve aanvraag vanzelfsprekend afwijzen en terugsturen.

Het gevolg hiervan is dat jij aan de slag moet om je fout te herstellen en er kostbare tijd verloren gaat. Om deze vervelende situatie te voorkomen, delen we hieronder de meest gemaakte fouten bij het aanvragen van oorsprongsdocumenten en enkele waardevolle tips. 


1. Bewijs niet volledig of onjuist
Je aanvraag moet voorzien zijn van:

• Verkoopfactuur;

• Leveranciersverklaringen overeenkomstig met de tekst op de website van de KVK (zonder aanpassingen);

• Bij een eenmalige leveranciersverklaring voeg je de inkoopfactuur toe waarnaar verwezen wordt;

• Volmacht bij aanvragen in opdracht van derden;

• Bewijslast kan je ook bij de KVK deponeren. Hoe dat werkt lees je hier. 

2. Oorsprong niet juist

• European Union wordt vermeld in plaats van European Community;

• Lidstaat vermelden op het Certificaat van Oorsprong is alleen toegestaan als deze op de leveranciersverklaring staat;

• Afkortingen in de oorsprong zijn niet toegestaan. Dus, geen US of USA, maar 'United States of America'.

Foutieve goederenomschrijving

• In het vak ‘goederenomschrijving’ moet altijd een algemene productomschrijving staan. Alleen een merknaam of code is niet voldoende;

• Bij verwijzing naar de factuur, paklijst of itemlist, moet er een algemene productomschrijving in het vak ‘goederenomschrijving’ vermeld worden. Bijvoorbeeld “Horticultural products as per invoice number … “.
  
  

Tips om fouten te voorkomen
Waardevolle tips van onze exportprofessionals

• Wil je weten welke documenten je per land van bestemming nodig hebt? Raadpleeg dan Access2Markets;

• Komen de adresgegevens van jouw bedrijf en die van jouw opdrachtgever overeen met het handelsregister?

• Haal altijd het vervallen document door bij het aanvragen van een vervangend Certificaat van Oorsprong. Voeg deze bij. Heb je deze niet meer, plaats dan in het vak ‘opmerkingen’ de tekst: "Cancels and replaces the document issued by the Chamber of Commerce on … with number … ".

• Vermeld bij een zoekgeraakt EUR.1 certificaat in vak 7: "Duplicate". Heb je een wijziging aangebracht, dan vermeld je in vak 7: "Issued Retrospectively".
  
  

Stratech Shipment
Oorsprongsdocumenten online aanvragen

Als je de tips in dit artikel volgt zal het aanvragen van oorsprongsdocumenten soepel verlopen. Wil je jouw werk nog verder vereenvoudigen? Dat kan met Stratech Shipment. 

Met deze software kan je razendsnel oorsprongsdocumenten en legalisaties aanvragen bij de KVK. Stratech Shipment werkt zo simpel dat al je er direct mee aan de slag kan, zonder enige vorm van training. 

Hiermee kan je moeiteloos al je oorsprongsdocumenten opstellen en online aanvragen. Binnen 30 minuten (max. 4 uur) rolt het exportdocument bij jou uit de printer. Zo bespaar je tijd en geld. Meer weten over het gemak van Stratech Shipment? Bezoek dan onze website.