icon
Logo

Oorsprongsdocumenten: is jouw bewijslast bij KVK op orde?

Overhandigt jouw bedrijf per jaar aan de Kamer van Koophandel de benodigde bewijslast voor het digitaal aanvragen van oorsprongsdocumenten? Controleer dan vóór 31 januari of deze bewijsstukken aan vervanging toe zijn. Dit voorkomt dat jouw digitale aanvraag straks door de Kamer van Koophandel wordt afgekeurd wegens het ontbreken van geldige bewijslast.

Bewijsstukken per jaar overleggen of met elke aanvraag meesturen

Voor het aanvragen van oorsprongsdocumenten – zoals een Certificaat van Oorsprong of EUR-certificaat – bij de Kamer van Koophandel zijn geldige bewijsstukken nodig. Denk hierbij aan een productbeschrijving / -overzicht, leveranciersverklaring of kostprijscalculatie. Je kan ervoor kiezen om de benodigde bewijslast met iedere aanvraag mee te sturen of per jaar aan de Kamer van Koophandel te overhandigen.

Heb je regelmatig voor de export een oorsprongsdocument nodig? Overhandig dan per jaar jouw bewijslast aan de Kamer van Koophandel. Je bespaart hierdoor tijd in het zendingenproces, omdat je dan niet bij iedere aanvraag afzonderlijk de bewijslast hoeft op te zoeken. Het is dan wel belangrijk dat je in jouw digitale aanvraag verwijst naar de overhandigde bewijsstukken die van toepassing zijn.  

Aanleveren van nieuwe bewijsstukken bij Kamer van Koophandel

De meeste bedrijven die regelmatig een oorsprongsdocument nodig hebben, kiezen ervoor om hun bewijsvoering per jaar te overhandigen. Geldt dit ook voor jouw bedrijf? Hou er dan rekening mee dat gedeponeerde bewijsstukken maximaal twee jaar geldig zijn. Vervalt binnenkort de geldigheid van jouw bewijslast bij de Kamer van Koophandel? Vernieuw deze dan vóór 31 januari. Zo garandeer je een snelle en tijdige afhandeling van al jouw aanvragen in het komende jaar. Wees je er tevens van bewust dat het verzamelen van alle bewijsstukken tijd kost.

Nieuwe bewijsstukken lever je eenvoudig aan via de mail als aparte PDF bestanden bij een van de KVK-regiokantoren. Belangrijk: je bewaart zelf de originele exemplaren van de bewijsstukken in jouw eigen archief, voor het geval deze worden opgevraagd. Voor bewijslast geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Dit is de periode waarin de Kamer van Koophandel een eventuele nacontrole op kan doen.

Heb je vragen over de bewijslast? Neem dan contact op met jouw Kamer van Koophandel regiokantoor. Dit kan telefonisch of door het sturen van een mail.

Vragen of wil je meer informatie?

Heb je vragen over dit nieuwsbericht? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder!

Neem contact op

Meer weten over Stratech?

Sinds 1989 is Stratech al de partner voor bedrijven die internationaal handel drijven. Met onze kennis en gebruiksvriendelijke software maken wij u werk makkelijker. Lees verder en ontdek de mogelijkheden voor uw logistieke zendingenproces.

Meer informatie
#