icon
Logo

KVK wil met exportdocumenten naar 100 procent digitaal

Net als bij andere overheidsinstanties wordt ook bij de Kamer van Koophandel (KVK) sterk ingezet op digitalisering. Zo kunnen exporteurs al vele jaren profiteren van een aantrekkelijk korting op de legeskosten, wanneer zij digitaal bij de KVK een Certificaat van Oorsprong, een EUR-certificaat en/of de legalisatie aanvragen. Het signaal is duidelijk, de KVK wil met exportdocumenten zo snel mogelijk naar 100 procent digitaal. 

De digitale (r)evolutie bij de KVK: van papier naar digitaal

John Schutten is productmanager bij Stratech voor de sector Logistiek & Industrie. Hij vertelt: "Door vast te houden aan papieren documenten, kan de KVK een stuk lastiger aansluiten op alle digitale ontwikkelingen in de wereld. Vanuit een papieren aanvraagsysteem is het bijvoorbeeld onmogelijk om een koppeling te realiseren met het systeem van de Douane in het land van bestemming. Het is dus in het belang van het bedrijfsleven dat ook de KVK overgaat op 100 procent digitaal, net zoals de Douane en NVWA eerder al deden. Dit alles om de aansluiting op toekomstige ontwikkelingen, zoals blockchain en Single Window, niet te missen. Met deze technologische ontwikkelingen als aanjager is het dus een kwestie van tijd voordat de KVK besluit om ook de laatste aangevers - verantwoordelijk voor 9 procent van alle aanvragen in Nederland - verplicht over te stappen van post naar digitaal. Het verwerken van papieren aanvragen die via de post binnenkomen sluit nu eenmaal niet meer aan bij deze gedigitaliseerde wereld".

Verdere digitalisering binnen de overheid, ook bij KVK

"Ondanks het feit dat bedrijven door de digitale afgifte van exportdocumenten forse besparingen in zowel tijd als geld konden realiseren, verliep de adoptie van het elektronisch aanvragen in de beginjaren toch moeizaam. Pas toen in 2013 de KVK Exportbalies werden gesloten en de verwerking van exportdocumenten bij de KVK op vier regiokantoren werd gecentraliseerd, besloten bedrijven massaal de overstap van fysieke aflevering naar digitale afgifte te maken", aldus John Schutten. 

Dat exporteurs inmiddels de voordelen en het gemak van digitaal hebben omarmd, blijkt wel uit cijfers. Anno 2019 wordt 91 procent van de aanvragen met behulp van software bij de KVK gedaan. Slechts een klein gedeelte van alle exportdocumenten in Nederland komt nu nog via de post binnen. Bedrijven die vandaag de dag nog gebruik maken van de post, doen dat om twee redenen:

  1.  Men denkt dat het bestemmingsland nog natte stempels moet hebben. De cijfers en ervaringen vanaf 2014 tonen echter aan dat deze aanname niet correct is. KVK-medewerkers zijn getraind om deze ‘ruis’ weg te nemen en bedrijven daar waar nodig te ondersteunen.
  2. Het zijn bedrijven met slechts enkele documenten per jaar. Deze zogenaamde kleine aanvragers hebben vaak voldoende tijd om te wachten tot het afgehandelde document via de post weer retour komt.

Het gemak en de snelheid van digitale afgifte

Maar is de overstap van post naar digitaal voor elk bedrijf wel rendabel? John: "Dat digitale afgifte ook voor kleine aangevers een grote meerwaarde heeft, blijkt vooral uit de tijd waarin een elektronisch aanvraag kan worden afgehandeld. Zo kan een document die met software wordt aangevraagd al binnen 30 minuten á 1 uur (maximaal 4 uur) uit de printer van de exporteur rollen. Exact dezelfde aanvraag doet er via de post, op basis van de huidige situatie, al snel drie tot vijf werkdagen over. Hieruit blijkt dus dat zelfs een bedrijf met slechts enkele documenten per jaar met behulp van digitale afgifte bij de KVK al flink kan besparen in tijd."

Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw exportproces? Met Stratech Shipment kunt u als bedrijf eenvoudig zelf exportdocumenten opmaken en digitaal aanvragen bij de KVK. Ook voor de kleine aangevers biedt Stratech een aantrekkelijk startpakket. Lees hier verder.

Meer weten over dit artikel?

Nieuwsgierig naar de impact van deze wijziging op uw organisatie? Neem u dan contact op één van onze specialisten.

Neem contact op

Meer weten over Stratech?

Sinds 1989 is Stratech al de partner voor bedrijven die internationaal handel drijven. Met onze kennis en gebruiksvriendelijke software maken wij u werk makkelijker. Lees verder en ontdek de mogelijkheden voor uw logistieke zendingenproces.

Meer informatie
#