icon
Logo

Hoe voorkomt u fouten bij het aanvragen van KVK legalisaties?

Door voorschriften van landen of klanteisen moeten handelsdocumenten – zoals facturen en paklijsten – soms gelegaliseerd worden. In 2018 werden er bij de Nederlandse Kamer van Koophandel (KVK) in totaal zo’n 250.000 legalisaties aangevraagd. De KVK bekrachtigt de geplaatste handtekening afkomstig van een tekenbevoegd persoon binnen uw bedrijf. Stratech heeft eerder een artikel gedeeld over de meest gemaakte fouten bij het aanvragen van oorsprongsdocumenten, en hoe u deze kunt voorkomen. 

In dit artikel over legalisaties zal dieper worden ingegaan op het aanvragen van legalisaties en de fouten die daarbij veelvuldig worden gemaakt. Ook zal worden beschreven hoe u deze fouten als exporteur kunt voorkomen.

Belangrijkste redenen voor afwijzen van legalisaties

Hoewel het legaliseren van handelsdocumenten ten behoeve van export dus vaak voorkomt, blijken Nederlandse bedrijven in de praktijk nog regelmatig een foutieve aanvraag in te dienen. Deze aanvraag wordt logischerwijs door de KVK afgewezen. Dit leidt aan uw kant tot extra werk en onnodig verlies van tijd in het exportproces. Gebaseerd op cijfers van de KVK vindt u hieronder een overzicht van de meest gemaakte fouten bij het aanvragen van legalisaties:

Handtekening ontbreekt:

  • De KVK controleert of de persoon die het document heeft ondertekend daarvoor bevoegd is. Ontbreekt de handtekening, dan kan de KVK het document niet legaliseren.
  • Vraagt u als derde partij (bijvoorbeeld als logistiek dienstverlener) de legalisatie van een factuur of paklijst aan voor een buitenlands bedrijf of van een Nederlands bedrijf maar niet door dit bedrijf zelf ondertekend ? Dan moet naast uw handtekening ook uw bedrijfsstempel op het te legaliseren document staan. En moet u in het bezit zijn van een volmacht van dit bedrijf. Gaat het om andere documenten neemt u dan contact neemt u dan contact op met de KVK.

Handtekening onjuist:

  • Alleen medewerkers met de juiste tekenbevoegdheid (vastgelegd bij de KVK) mogen het te legaliseren document ondertekenen.

Document kan niet gelegaliseerd worden:

  • De Market Access Database geeft per land weer welke documenten gelegaliseerd moeten worden. Het is aan te raden deze database te raadplegen voordat u de KVK vraagt een document te legaliseren.
  • De KVK kan niet alle documenten legaliseren. U kunt op de website Nederland wereldwijd van het Koninkrijk der Nederlanden zien welke instantie uw document kan legaliseren.

Praktische tips voor exporteurs

Hieronder vindt u enkele praktische tips om fouten bij het aanvragen van legalisaties te voorkomen.

  • Vraag één legalisatie per aanvraag aan. Wilt u twee documenten laten legaliseren, stuur dan twee aparte aanvragen in.
  • Scan de pagina met de handtekening als laatste in. Dit is de pagina die de KVK als eerste ziet en waarop de stempel en handtekening van de KVK wordt geplaatst .
  • Plaats uw naam in blokletters bij uw handtekening voor een snelle verificatie door de KVK.

Legalisaties digitaal aanvragen bij de KVK

Een legalisatie kan via de post of digitaal aangevraagd worden bij de KVK. Werkt u met software, dan kunt u een afgewezen aanvraag snel corrigeren en opnieuw indienen. Binnen 30 min a 1 uur (max. 4 uur) heeft u dan al een reactie van de KVK. Stuurt u uw legalisaties nog per post naar de KVK? Laat u dan verrassen door de snelheid en het gemak van onze softwareoplossing Stratech Shipment.

Meer weten over dit artikel?

Nieuwsgierig naar de optimalisatiemogelijkheden voor uw proces? Neem dan contact op één van onze specialisten.

Neem contact op

Meer weten over Stratech?

Sinds 1989 is Stratech al de partner voor bedrijven die internationaal handel drijven. Met onze kennis en gebruiksvriendelijke software maken wij u werk makkelijker. Lees verder en ontdek de mogelijkheden voor uw logistieke zendingenproces.

Meer informatie
#