icon
Logo

Hoe voorkom je fouten in oorsprongsdocumenten?

Om met zekerheid vast te stellen welke oorsprong een product heeft, vragen sommige landen buiten de Europese Unie (EU) om een Certificaat van Oorsprong (CvO), EUR-1 of EUR-MED. Ook wel de oorsprongsdocumenten genoemd. De oorsprongsdocumenten met niet preferentiële oorsprong geven aan waar de oorsprong van het product ligt. 

Belangrijkste redenen voor het afwijzen van uw CvO of EUR-certificaat

Vaak zijn deze documenten nodig vanwege handelspolitieke maatregelen in een bepaald land, een voorbeeld van een document is een CvO. De oorsprongsdocumenten met preferentiële oorsprong biedt de mogelijkheid tot het krijgen van korting of vrijstelling op de invoerrechten, voorbeelden hiervan zijn een EUR-1 en een EUR-MED certificaat. 

Hoewel veel bedrijven regelmatig een CvO of EUR-certificaat aanvragen, blijkt uit cijfers verstrekt door de KVK, dat aanvragen regelmatig de eerste keer niet correct zijn ingevuld waardoor ze afgewezen worden. Om exporteurs te helpen heeft Stratech voor u de meest voorkomende fouten inzichtelijk gemaakt:

Bewijs niet volledig of juist, is de aanvraag voorzien van een:

  • Verkoopfactuur;
  • Leveranciersverklaringen conform de tekst op de website van de KVK (zonder aanpassingen);
  • Bij een eenmalige leveranciersverklaringen voeg dan de inkoopfactuurt toe waar naar verwezen wordt;
  • Volmacht bij aanvragen in opdracht van derden;
  • Bewijslast kan ook gedeponeerd worden bij de KVK. Hoe dat werkt leest u hier.

Oorsprong niet juist:

  • European Union vermelden in plaats van European Community
  • Lidstaat vermelden op het CvO is toegestaan als deze op de leveranciersverklaring staat;
  • Afkortingen in de oorsprong zijn niet toegestaan, dus geen US/USA, maar United States of America.

Goederenomschrijving

  • In het vak goederenomschrijving moet altijd een algemene productomschrijving staan. Alleen een merknaam en/of code is niet voldoende;
  • Bij verwijzing naar de factuur/paklijst/itemlist, moet er wel een algemene productomschrijving in het vak goederenomschrijving vermeld worden, bijvoorbeeld “Horticultural products as per invoice number … “.

Praktische tips voor exporteurs

Hieronder vindt u enkele praktische tips om fouten bij het aanvragen van uw oorsprongsdocumenten te voorkomen.

  • Wilt u weten welke documenten u nodig heeft? Kijk hiervoor op: Market Access Database;
  • Zijn de adresgegevens juist van u en uw opdrachtgever conform het handelsregister?
  • Bij aanvraag van een vervangend CvO altijd het vervallen document doorhalen en bijvoegen. Hebt u deze niet meer in uw bezit, plaats dan in vak opmerkingen de tekst “Cancels and replaces the document issued by the Chamber of  Commerce on … with number … “.
  • En bij een zoekgeraakt EUR1, dus een duplicaat vermeld je in vak 7 “Duplicate”. Is er een wijziging aangebracht dan vermeld je in vak 7 “Issued Retrospectively”.

Het onjuist indienen van oorsprongsdocumenten bij de KVK zorgt ervoor dat er onnodig veel tijd verloren gaat binnen uw exportproces. Stratech Shipment kan u helpen om dit proces te versnellen. Voordeel hiervan is dat eerder aangemaakte gegevens kunnen worden opgeslagen en u continu overzicht heeft over de status van uw documenten. Wilt u hierover meer informatie, neem dan contact met ons op. 

Binnenkort volgt het tweede deel, veel gemaakte fouten bij het aanvragen van legalisaties.  

Meer weten over dit artikel?

Nieuwsgierig naar de optimalisatiemogelijkheden voor uw proces? Neem dan contact op één van onze specialisten.

Neem contact op

Meer weten over Stratech?

Sinds 1989 is Stratech al de partner voor bedrijven die internationaal handel drijven. Met onze kennis en gebruiksvriendelijke software maken wij u werk makkelijker. Lees verder en ontdek de mogelijkheden voor uw logistieke zendingenproces.

Meer informatie
#