In het tweede deel van deze driedelige blogreeks kijken we naar het belang van kennis en expertise (deel 1 lees je hier). Een uitvoeraangifte invullen is één ding. Een aangifte juist invullen is iets anders. En dat is meer dan een trucje. 

Wat was jouw antwoord op de vraag uit het vorige blog: Waarom hebben we gekozen voor de huidige werkwijze voor douaneaangiften? Oké, dan gaan we nu samen kijken naar wat kennis en expertise betekenen voor het zelf doen en het uitbesteden van douaneaangiften.

Kennis en expertise van douaneaangiften

Vanaf 1 mei 2016 is het Douanewetboek van de Unie (DWU) van kracht. Ook voor jullie bedrijf. In het DWU wordt onder andere gesproken over ‘kennis en kunde’. Doe je de aangiften zelf? Dan moet je beschikken over voldoende praktische vakbekwaamheid. Besteed je de aangifte uit? Ook dan is kennis van zaken noodzakelijk! Je bent namelijk zelf eindverantwoordelijk voor een correcte aangifte en aansprakelijk voor de gevolgen ervan. Kennis en kunde bestaat uit twee delen:

• Verantwoordelijkheid: Weet ik voldoende over het uitvoerproces, zodat ik mijn verantwoordelijkheid ken?

• Praktische kennis en compliance: Heb ik voldoende kennis voor het aanleveren van (product)informatie over de fysieke zending? Een douaneagent heeft dit namelijk nodig om namens mij een correcte uitvoeraangifte te kunnen doen. Doe ik alles volgens de douanewetgeving? Actuele vragen zijn bijvoorbeeld: "Mag ik mijn product(en) nog wel exporteren of is er wellicht een vergunning nodig? Kan mijn product mogelijk voor militaire doeleinden gebruikt worden?"

  Hieronder worden deze twee onderwerpen verder belicht.

Verantwoordelijkheid

Ken je jouw positie binnen het uitvoerproces? Met andere woorden, weet je wat er gebeurt als jouw uitvoeraangifte door de Douane in behandeling wordt genomen? Dit onderwerp geeft stof voor een volledig blog. We lichten dit hier kort toe aan de hand van een voorbeeld:

Stel, je dient voor een zending naar de VS een uitvoeraangifte in. Op het moment dat de Douane deze goedkeurt, neemt de Douane een standpunt in. De aangifte valt dan onder de regeling definitieve uitvoer. Je ontvangt elektronisch de toestemming tot vertrek met het bijbehorende document, het zogenaamde Export Accompanying Document (EAD). De zending mag vertrekken. Maar hiermee is jouw administratieve afhandeling nog niet compleet. Je moet als exporteur binnen 150 dagen aan de Douane aantonen dat de zending ook daadwerkelijk de EU heeft verlaten. Dit geldt zowel bij een zelf ingediende aangifte, als bij een uitbestede aangifte. Het aantonen doe je met behulp van het bericht Exit of Goods (EoG) of met een alternatief bewijs als de EoG niet beschikbaar is. Doe je dat niet, dan volgt een naheffing van de btw. En dat loopt behoorlijk in de papieren!

Besteed je de uitvoeraangifte uit? Dan laat je je vertegenwoordigen door een derde partij. Dit gaat vaak op basis van directe vertegenwoordiging. Dit houdt in dat jouw douaneagent in jouw naam en voor jouw rekening de aangifte doet. Als exporteur ben je nog steeds aansprakelijk voor de inhoud van de aangifte.
Controleer daarom regelmatig de aangiften. De ontvangst van het elektronische bericht ‘Exit of Goods’ is hier een mooi voorbeeld van. Maak goede afspraken met jouw douaneagent over de afhandeling van de uitvoeraangifte. Ontvangt de douaneagent dit bericht niet, dan dient hij dit aan jou te melden en moeten jullie samen zorgen voor alternatief bewijs. Bijvoorbeeld in de vorm van een kopie van de Bill of Lading. Heeft jouw douaneagent het proces niet onder controle? Dan valt de btw-naheffing uiteindelijk wel bij jou op de mat!

Doe je de aangifte zelf? Dan heb je met goede software zicht op de afhandeling van de douaneaangifte. Je bent ‘in control’.
In beide gevallen geldt dat basiskennis van het uitvoerproces een vereiste is. Dat moet je dus hebben. Voor het verkrijgen en bijhouden van deze kennis zijn voldoende mogelijkheden. In onze whitepaper vind je een overzicht van alle opleidingsmogelijkheden.

Praktische kennis en compliance

Een deel van de praktische kennis is altijd wel aanwezig binnen jullie bedrijf. Je voorziet je douaneagent al van bijna alle informatie over de zending, zodat hij de aangifte kan verzorgen. Dit is productinformatie en informatie over de afzender, bestemming en vervoerswijze. Deze informatie kun je dus best zelf naar de Douane sturen. Sommige douaneaangifte-software werkt erg intuïtief en helpt je stapsgewijs met het opstellen van de aangifte. Kijk goed naar software die overzichtelijk is en gebruiksvriendelijk werkt.

Doe je de aangifte zelf, dan moet je als exporteur minimaal op de hoogte zijn van de indelingsregels/classificatie. Classificeren is het indelen van jouw goederen in het gebruikstarief (Douane Tarief Voorziening). Ook hiervoor geldt: besteed je uit, dan voorzie je jouw douaneagent ook al over gegevens over jullie goederen. Deze moeten hoe dan ook correct zijn. Na de juiste training kun je dus prima zelf controleren of jouw artikelen op de juiste manier zijn ingedeeld.

Als laatste: compliance. Dat is een uitermate ruim begrip. Volgens de Belastingdienst is het ‘het zoveel mogelijk uit zichzelf nakomen van de regelgeving door belastingplichtigen’ (burgers en ondernemers). Compliance betekent voor jou als exporteur onder andere dat je de actuele douaneregels op de voet volgt. Dit kan al heel eenvoudig met een gratis inschrijving op de nieuwsbrief van Douane. Daarnaast zijn er betaalde opties die je hiervoor kunt gebruiken. Op deze manier kom je niet voor verrassingen te staan.

Hoe nu verder?

Besteed je uit, dan heeft jouw douaneagent een deel van de kennis. Doe je zelf je aangiften? Dan zal je deze kennis in huis moeten halen en houden. Mogelijk moet je hiervoor personeel opleiden. Het doen van een aangifte is namelijk meer dan een invuloefening.

In deel drie van deze blogreeks lees je meer over verwerkingstijd, kosten en flexibiliteit bij het doen van jouw uitvoeraangifte. Ter voorbereiding op de volgende blog het volgende verzoek: Kijk nog eens naar jullie huidige werkwijze en ga na waarom daarvoor gekozen is. Kijk aan het einde van de derde en laatste blog of dit nog steeds de juiste werkwijze is!