icon
Logo

Blog | Uitvoeraangiften, zelf doen of uitbesteden? (deel 2)

In het tweede deel van de blogreeks ‘Uitvoeraangiften; zelf doen of uitbesteden?’ kijken we naar kennis en expertise. Een aangifte invullen is één, maar een aangifte juiste invullen is meer dan alleen een trucje. En? Een goed beeld gekregen van uw huidige situatie naar aanleiding van de vraag ‘Kijk alvast naar uw huidige werkwijze en ga na hoe u tot deze keuze bent gekomen’ uit het voorgaande blog? Mooi, laten we dan nu gaan kijken naar wat kennis en expertise betekenen voor deze vraag.

Kennis en expertise

Zoals aangegeven is per 1 mei 2016 het Douanewetboek van de Unie (DWU) van kracht. In het DWU wordt onder andere gesproken over ‘kennis en kunde’. Doet u de aangifte zelf, dan moet als klant van de Douane beschikken over voldoende praktische vakbekwaamheid. Besteed u de aangifte uit? Ook dan is kennis van zaken noodzakelijk! U bent immers zelf eindverantwoordelijk en aansprakelijk voor een correcte aangifte. We kunnen kennis en kunde naar mijn mening onderverdelen in twee delen:

  • Verantwoordelijkheid: weet ik voldoende over het uitvoerproces, zodat ik weet waar mijn verantwoordelijkheid ligt?
  • Praktische kennis en compliance: Heb ik voldoende kennis voor het aanleveren van (product) informatie over de fysieke zending voor het (laten) doen van een Uitvoeraangifte? Doe ik alles conform douanewetgeving? Dit kan bijvoorbeeld de vraag zijn; “mag ik mijn product(en) nog wel exporteren of is er wellicht een vergunning nodig omdat mij product voor militaire doeleinden gebruikt wordt”?

Verantwoordelijkheid

Als eerste gaan we eens kijken naar verantwoordelijkheid. Kent u uw positie binnen het proces Uitvoer? Met andere woorden, weet u wat er gebeurt als uw uitvoeraangifte door de Douane in behandeling worden genomen op het moment van indienen? We zullen proberen dit kort te beschrijven, maar eigenlijk kun je aan dit onderwerp wel een heel blog wijden. Uw uitvoeraangifte in het douaneproces:

Stel u heeft een zending naar een koper in de VS. Op het moment dat de Douane uw uitvoeraangifte ontvangt en goedkeurt, neemt de Douane een standpunt in en valt de aangifte onder de regeling definitieve uitvoer. U ontvangt elektronisch de toestemming tot vertrek en het bijbehorende document, het zogenaamde export accompanying document (EAD). Hiermee kan de zending vertrekken. Echter, hiermee is uw administratieve afhandeling nog niet compleet. U heeft als exporteur, onafhankelijk van het feit of u de aangifte zelf indient of dit laat doen, de verplichting om binnen 150 dagen aan de Douane aan te tonen dat de zending ook daadwerkelijk buiten de EU is gebracht. Dit doet u met behulp van het bericht Exit of Goods (EoG) of met een alternatief bewijs als de EoG niet beschikbaar is. Kunt u dit niet, dan kan een naheffing van de btw volgen!

Besteed u de uitvoeraangifte uit? Dan laat u zich dus vertegenwoordigen door een derde partij. Dit gaat vaak als direct vertegenwoordiging, wat inhoudt dat uw douaneagent in naam en voor rekening van u als exporteur de aangifte doet en u, als exporteur aansprakelijk bent voor de inhoud van de aangifte.

Controleer regelmatig de aangiften en maak goede afspraken over de afhandeling van de uitvoeraangifte. De ontvangst van het elektronische bericht ‘Exit of Goods’ is hier een mooi voorbeeld van. Ontvangt de douaneagent dit bericht niet, dan dient hij dit te melden aan de opdrachtgever en moeten ze samen zorgen voor alternatief bewijs in de vorm van bijvoorbeeld een copy van de Bill of Lading. Heeft uw douaneagent het proces niet onder controle? De btw-naheffing valt uiteindelijk wel bij u op de mat!

Doet u de aangifte zelf, dan heeft u middels uw douaneaangifte software prima zicht op deze afhandeling en bent u ‘in control’. In beide gevallen geldt in ieder geval dat basiskennis van het uitvoerproces een vereiste is en aanwezig moet zijn. Voor eventuele bijscholing zijn voldoende mogelijkheden. In onze whitepaper vindt u een overzicht van alle opleidingsmogelijkheden.

Praktische kennis en compliance

Een deel van de praktische kennis is naar onze mening altijd wel aanwezig binnen het bedrijf. U voorziet uw douaneagent toch al van bijna alle informatie met betrekking tot de zending zodat hij de aangifte kan verzorgen. Dit is zowel productinformatie als informatie over de afzender, bestemming en vervoerswijze. Deze informatie kunt u dus best zelf naar de Douane sturen. Immers, tegenwoordig is douaneaangifte-software intuïtief en helpt u stapsgewijs met het opstellen van de aangifte.

Wanneer de aangifte zelf wordt gedaan moet u als exporteur wel minimaal op de hoogte zijn van de indelingsregels/classificatie*1. Echter ook hiervoor geldt weer; besteed u uit dan voorziet u uw douaneagent ook al over gegevens met betrekking tot uw goederen en moeten deze ook correct zijn. Na de juiste training zou u dus prima in staat moeten zijn om te controleren of uw artikelen op de juiste manier zijn ingedeeld.

*1 - Classificeren is het indelen van uw goederen in het gebruikstarief (DTV).

Compliance als laatste is een uitermate ruim begrip. Of u nu uitbesteedt of zelf de uitvoeraangifte doet, u bent altijd zelf verantwoordelijk. Compliance zal voor u als exporteur onder andere betekenen dat u de actuele douanezaken op de voet volgt. Dit kan al heel eenvoudig met een gratis inschrijving op de nieuwsbrief van Douane. Daarnaast zijn er ook diverse betaalde opties die u kunt afnemen. Op deze manier volgt u de wetgeving op de voet en komt u niet voor verrassingen te staan.

Kennis en expertise. Mooi, maar hoe verder?

Bovenstaande zou een goed beeld moeten geven aan wat er aan kennis en kunde noodzakelijk is in het uitvoerproces. Besteedt u uit, dan ligt een deel van de kennis bij uw douaneagent. Doet u zelf de aangifte? Dan zult u deze kennis en procedures in-house moeten halen en mogelijk uw personeel moeten opleiden. Het doen van een aangifte is namelijk meer dan invuloefening.

Binnenkort deel drie van deze blog waarin u alles kunt lezen over verwerkingstijd, kosten en flexibiliteit die nodig is bij het doen van de uitvoeraangifte. Wat ik u vooralsnog wil meegeven… uitbesteed of niet, u bent verantwoordelijk! Ik kan het niet vaak genoeg herhalen. Ter voorbereiding op de volgende blog een vraag; ‘Kijk alvast naar uw huidige werkwijze en ga na hoe u tot deze keuze bent gekomen’. Laten we aan het einde van deze reeks eens kijken of dit nog steeds de juiste is!

Meer weten over dit artikel?

Heeft u vragen aanleiding van dit artikel, of wilt u meer informatie? Neem dan contact op met de specialisten van Stratech.

Neem contact op

Meer weten over Stratech?

Sinds 1989 is Stratech al de partner voor bedrijven die internationaal handel drijven. Met onze kennis en gebruiksvriendelijke software maken wij u werk makkelijker. Lees verder en ontdek de mogelijkheden voor uw logistieke zendingenproces.

Meer informatie
#