icon
Logo

Exporteur van bloemen en planten, onze Brexit-aanpak!

Hoe bereiden andere ondernemers zich voor op Brexit en wat kunt u hiervan leren? Deze informatie probeert Stratech boven water te krijgen door in gesprek te gaan met diverse toonaangevende bedrijven en experts uit ons netwerk. Willem Höfte werkt als Brexit-projectleider bij een grote Nederlandse exporteur van bloemen en planten. Drie maanden geleden is dit bedrijf zich actief gaan voorbereiden op Brexit.

Willem vertelt: “Onze organisatie heeft een flinke goederenstroom naar het VK. Vanuit onze logistieke hub, waar alle goederen samenkomen, vertrekken elke dag meerdere vrachtwagens vol met Nederlandse bloemen en planten richting Engeland. Tijdens dagen zoals Valentijnsdag, Moederdag en andere piekmomenten gaat het al snel over zo’n 100 vrachtwagens per dag. Dit wordt nu allemaal geregeld door middel van een simpele btw-aangifte. Straks na Brexit moeten wij voor iedere levering een douaneaangifte opstellen en een fytosanitaire inspectie aanvragen. Dat zijn aardig wat handelingen die we dan extra moeten doen voor precies dezelfde levering.”

Hoe gaat u straks om met alle extra aangiften en inspecties?

Willem: “Alle goederen die binnenkomen op onze logistieke hub worden binnen maximaal twee uur opnieuw in de vrachtwagen geladen. Voor ons proces is de factor tijd dus ontzettend belangrijk. Straks na Brexit hebben we te maken met een aantal extra processtappen, zoals de inspectie-aanvragen en douaneformaliteiten. Deze processtappen hebben weer raakvlakken hebben met ons logistieke proces, bijvoorbeeld: mag de vrachtwagen wel of niet worden geladen, is er toestemming tot vertrek. Ook de correcte aanzuivering van douaneaangiften middels de Confirmation of Exit is belangrijk. Dit alles proberen we slim te regelen, zodat er straks na Brexit zo min mogelijk logistieke tijd verloren gaat. Naast het doorvoeren van diverse aanpassingen in het operationele proces, zijn we als organisatie dus ook bezig diverse IT-wijzigingen door te voeren”.

Welke wijzigingen gaat u aanbrengen in het logistieke proces?

“In ons ERP-systeem bouwen we een extra functionaliteit, zodat we straks inzichtelijk hebben welke artikelen inspectie en/of aangifteplichtig zijn. Hierdoor zien we gemakkelijk welke artikelen zich op welke kar bevinden en de bijbehorende (douane)status. Als de vrachtwagen dan klaarstaat aan het dock, kunnen we op het laatste moment beslissen welke logistieke dragers worden geladen en wat precies wordt samengevoegd tot één zending. Sowieso streven we er naar straks zo min mogelijk fytosanitair keuringsplichtige goederen te vermengen met niet-fytosanitair keuringsplichtige goederen. Hiermee proberen we het aantal zendingen dat onderhevig is aan fytosanitaire afhandeling te minimaliseren. Ook zal na Brexit onze transporteur meldingen bij Portbase moeten gaan inschieten. In de nieuwe situatie sturen we automatisch een kopie van onze aangifte naar de transporteur, waarmee hij Portbase-meldingen kan doen”, aldus Willem.

Hoe ziet uw Brexit-actieplan tot 31 oktober 2019 eruit?

Of er een overgangsperiode komt is nog steeds onduidelijk. Letterlijk alles kan nog veranderen. Willem: “Mijn grootste uitdaging is dat er momenteel nog steeds geen officiële Brexit-deal is. Procesmatig bereiden we ons voor op het ergste, want dan kan het alleen maar meevallen. Dit betekent dat we in onze systemen alle nieuwe Brexit-functionaliteiten kunnen parametriseren, waardoor bepaalde processen al dan niet in werking treden. Daarnaast maken we een draaiboek met keuzemomenten en deadlines, bijvoorbeeld wanneer we uiterlijk een douanesysteem moeten aanschaffen. Dit soort beslissingen proberen we uiteraard zo ver mogelijk naar voren te schuiven, maar op een bepaald moment moet je keuzes maken om de Brexit-datum te kunnen overleven. In logistieke operatie gaan we een aantal testdagen inbouwen, zodat onze medewerkers kunnen oefenen met processen die in werking treden na Brexit. Zo achterhalen we direct onze optimalisatiemogelijkheden. Eigenlijk werken we nu heel hard aan iets dat op 31 oktober 2019 helemaal klaar moet zijn, maar waar we straks misschien wel twee jaar extra de tijd voor hebben. Niemand weet hoe dit gaat aflopen. In ons geval is continuïteit gewoon het belangrijkste”.

Welke tips en adviezen heeft u voor andere bedrijven?

Willem: “Voor ons bedrijf is de impact van Brexit heel groot. Een ondernemer met minder zendingen richting het VK kan zich natuurlijk anders voorbereiden. Mijn advies, ga na welke impact Brexit heeft op jouw organisatie, inventariseer de risico’s en bedenk hoe je daar straks na 31 oktober 2019 mee wil omgaan. Met een paar uur Googlen kan je echt al heel veel praktische informatie vinden. Heb je heel weinig zendingen richting het VK, dan kan je natuurlijk ook ervoor kiezen deze activiteiten uit te besteden aan een logistiek dienstverlener of simpelweg gewoon af te stoten. Ongeacht wat je kiest, uitbesteden of zelf doen, verdiep je als ondernemer wel in export en de verplichtingen die daarbij horen. Let op! Als verlader moet je je logistiek dienstverlener altijd controleren op het doen van correcte en volledige aangiften, inclusief het verkrijgen van de Confirmation of Exit. In het verleden is menig bedrijf door de belastingdienst op de vingers getikt voor een gebrekkige boekhouding en zijn er flinke btw-naheffingen opgelegd”.

Meer weten over dit artikel?

Heeft u vragen aanleiding van dit artikel, of wilt u meer informatie? Neem dan contact op met de specialisten van Stratech.

Neem contact op

Meer weten over Stratech-SPS?

Sinds 1989 is Stratech al de partner voor bedrijven die internationaal handel drijven. Met onze kennis en gebruiksvriendelijke software maken wij u werk makkelijker. Lees verder en ontdek de mogelijkheden voor uw logistieke zendingenproces.

Meer informatie
#