Logo Kwaaitaal

Bureau Kwaaitaal is een professionele organisatie met ruim 25 jaar ervaring op het gebied van financiële dienstverlening en schuldbemiddeling. In samenwerking met verschillende instanties bieden zij cliënten niet alleen financiële hulp op het gebied van budgetbeheer, bewindvoering, curatele, mentorschap en schuldhulpverlening, maar ook zorgen zij voor flankerende hulp. In zijn totaliteit hebben ze 500 actieve cliënten waarvoor ze de verantwoording hebben. Wij vroegen de eigenaar en enkele medewerkers van Bureau Kwaaitaal naar hun ervaringen met Stratech.

Van papier naar digitaal

Voordat Bureau Kwaaitaal met Stratech-SHV ging werken waren ze erg veel tijd kwijt met het aanmaken en verwerken van dossiers: "Destijds hadden we voor elke cliënt een map. Deze mappen werden alsmaar dikker en dikker. Daarnaast zitten we op ongeveer 300 poststukken per dag die worden verwerkt en in de mappen moeten worden opgeborgen, hier en daar voorzien van aantekeningen".

Vaak ontstonden er bij overname van werkzaamheden problemen: "Ieder schrijft zijn eigen verhaal; de één doet dit via e-mail, de ander maakt een kladje etc. Wanneer je tijdens vakanties of ziekte van een collega in zo'n map moest duiken, liep je vaak tegen onduidelijkheden aan. En toen kwam Stratech...", aldus Martijn Kwaaitaal, directeur en eigenaar Bureau Kwaaitaal.

Voor het aanbrengen van structuur en eenheid binnen de dossierverwerking ging Frank Kwaaitaal, directeur Kwaaitaal Consultancy, op zoek naar de juiste softwareoplossing: "Op een gegeven moment liepen we stuk op het aantal cliënten. We werkten toentertijd met mapjes in Windows, elke cliënt had een mapje en dat was nogal een gedoe (niet overzichtelijk). Toen ben ik gaan zoeken naar software om dit probleem te kunnen verhelpen". Uiteindelijk koos hij in 2008 voor de schuldhulpverleningssoftware van Stratech.

Efficiency

Stratech is helemaal naar wens van de medewerkers ingericht: "Doordat we Stratech-SHV helemaal hebben ingericht zoals we het zelf wilden hebben, kunnen we nu met dezelfde capaciteit aan personeel twee keer zoveel cliënten behappen en loopt alles op rolletjes. Dit is gewoon heerlijk werken. We kunnen van 500 naar 1000 cliënten met dezelfde capaciteit aan personeel. De groei kan voorlopig lekker doorgaan bij ons en dit heeft met toch name te maken dat we heel tevreden en blij zijn met Stratech", aldus Martijn.

Eenvoud

Stratech-SHV is voor de medewerkers van Bureau Kwaaitaal dé richtlijn voor hun dossieropbouw: "Je hebt erg veel vrijheid binnen Stratech. Voorheen moest je bij het opzetten van een nieuw dossier bedenken welke stappen je moest ondernemen. Dit is nu niet meer het geval; binnen Stratech staat de vervolgstap al klaar, het systeem zegt eigenlijk al wat je moet doen zodat je dit niet zelf meer hoeft te bedenken. Elk dossier is in de basis hetzelfde, ongeacht wie het uitvoert. De stappen staan klaar dus je weet altijd op elk moment waar de cliënt staat".

Tijdsbesparing

Het werken met Stratech-SHV brengt volgens Klaas Bakker, Coördinator afdeling Budgetbeheer, veel tijdsbesparing met zich mee: "Wanneer een klant zich aanmeldt, ook al zijn het er meerdere per dag, is nog dezelfde dag het dossier compleet en zijn de brieven voor de relaties de deur uit. Dezelfde dag is het dossier al klaar! Voorheen had je voor het opzetten van het budgetplan een week nodig voor het inscannen en opstellen van het dossier. Met Stratech kan dit nu binnen twee uur", aldus Klaas.

In één oogopslag alles bij de hand

"Als er iemand komt met een vraag: cliënt, collega, begeleider of wie dan ook, dan hoef ik niet meer alle mappen door of een berekening te maken. Elk dossier is in de basis hetzelfde en heb alles in één oogopslag bij de hand. Voor mij is het erg belangrijk dat alles direct inzichtelijk is en ik met één druk op de knop overzicht heb. Dat kan met Stratech, perfect zelfs!", aldus Klaas.

"Doordat alles inzichtelijk is, kunnen collega's elkaar eenvoudig vervangen. Stratech is zo ingericht dat het saldo op de beheerrekening in één oogopslag zichtbaar is en je eenvoudig kunt bepalen welke uitgaven er nog moeten worden gedaan. Dit geldt niet alleen voor bewindvoering en budgetbeheer, maar het hele financiële plaatje binnen Stratech kunnen we zo inrichten".

Samen de toekomst tegemoet

Bureau Kwaaitaal is een dynamische organisatie die voortdurend in beweging is. "De samenwerking met Stratech zien wij eigenlijk alleen maar verbeteren. Wanneer problemen ondervinden, worden deze in gezamenlijk overleg opgelost. Uiteindelijk zijn we vanaf het begin wel heel enthousiast geweest over Stratech, de dossiervorming en de brieven etc. Stratech blijft aan het programma werken en wij blijven continu ontwikkelen, met deze samenwerking kunnen wij het systeem optimaal gebruiken", aldus Martijn Kwaaitaal.

Project Blij Schuldenvrij

Naast hun werkzaamheden ontwikkelde Bureau Kwaaitaal, in samenwerking met de woningstichting en deurwaarderskantoren, het project 'Blij Schuldenvrij'. Hierbij wordt op preventieve en leuke wijze jongeren geleerd goed met geld om te gaan.

Ook schreef Frank Kwaaitaal het boek 'Hoe reken ik mezelf rijk'. Een verzameling leuke, verbazingwekkende of verdrietige verhalen over zijn ervaringen met cliënten uit de praktijk. Kijk op de website van Bureau Kwaaitaal www.pbfdenhelder.nl voor meer informatie en de bestelmogelijkheden van dit boek.

  • BureauKwaaitaal2
  • BureauKwaaitaal3
  • BureauKwaaitaal4
  • BureauKwaaitaal5
  • BureauKwaaitaal6
  • BureauKwaaitaal7
  • BureauKwaaitaal1

Hier meer over weten?

Neem direct contact op met