Het exportproces achter de aardappelproducten van Aviko

Logo Aviko

Aviko is één van de grootste aardappel-verwerkende bedrijven ter wereld en bestaat
al sinds 1962. In de beginjaren bestond het assortiment van Aviko alleen uit verse frites.

Later werden daar producten als diepgevroren frites en aardappel-specialiteiten, partysnacks en hapjes aan toegevoegd. Tegenwoordig verwerkt Aviko jaarlijks 1,7 miljoen ton aan aardappelen tot diverse hoogwaardige aardappelproducten.

Export wordt steeds belangrijker voor dit toonaangevende bedrijf. Voor sommige producten, bijvoorbeeld frites, is de Europese markt verzadigd. Bestemmingslanden als China, Japan, Maleisië en Australië bieden Aviko nog wel de ruimte om te groeien. Hierdoor is er een stijgende trend te zien in het aantal containers dat jaarlijks vanuit Steenderen wordt geëxporteerd. Sinds 2010 maakt Aviko gebruik van Stratech-SPS om hun te ondersteunen bij alle exportzendingen.

Meer containers afhandelen met hetzelfde aantal FTE

Ruben Olthuis is Project Manager bij Aviko en was destijds verantwoordelijk voor de implementatie van Stratech-SPS: "In 2009 werd het door de Douane verplicht om uitvoeraangiften elektronisch in te dienen. Ik heb dat project destijds opgepakt. We zochten een systeem waarmee we de douaneaangiften, maar ook de documentenstroom konden ondersteunen. We zijn begonnen met douane-aangiften in Stratech-SPS, daarna standaard en bedrijfseigen documenten. Dat is een goede keuze geweest, anders hadden we hetzelfde werk met veel meer mensen moeten doen. Tegenwoordig hebben we ook een koppeling met de Kamer van Koophandel en Portbase."

Bij Aviko in Steenderen werken zeven medewerkers die exportorders verwerken. Jaarlijks worden vanaf meerdere laadlocaties zo'n 4.000 containers naar bestemmingslanden overal ter wereld geëxporteerd. Bennie Bergevoet is coördinator van het exportcluster: "Het aantal exportzendingen buiten Europa is groeiende. Dat is ook een doel van Aviko. Tot 2010 was het opmaken van documenten veel handwerk. Voorheen gebeurde het opmaken van documenten allemaal in Word. Het was vooral overtypen van gegevens, een arbeidsintensief proces met een grote kans op invoerfouten."

De zending verwerken met slechts een paar muisklikken

Voor een optimale documentopmaak en verwerking, met zo min mogelijk handmatig typewerk, is de software van Stratech bij Aviko gekoppeld aan SAP. Het ERP-systeem wordt gebruikt als bron voor alle data die nodig is voor de zending. Bennie: "Vanuit het ERP-systeem wordt een download gemaakt, daarin staan alle gegevens voor de zending. De ingebouwde logica in Stratech-SPS doet vervolgens al het werk voor ons. We werken in Stratech wel met een controle sheet, daarop kunnen medewerkers manueel nog dingen aanpassen. Dit houdt ons flexibel, wat altijd wel noodzakelijk is bij export. De klant wil misschien toch nog een andere tekst hebben of een extra verklaring."

Ruben: "We hebben ook veel logica in Stratech-SPS ingebouwd. Voor leveringen naar bepaalde landen worden automatisch de juiste documenten toegevoegd. Mensen hoeven nu niet meer na te denken over welke documenten er allemaal horen bij bijvoorbeeld een zending naar Japan. We hebben veel kennis in Stratech-SPS ondergebracht."

Stratech-SPS is goedkoper en flexibeler dan SAP

Bedrijven staan vaker voor de keuze om bepaalde functionaliteiten onder te brengen in het ERP-systeem of dat zij hier toch software van derde partijen voor willen gebruiken. Bij Aviko is er bewust voor gekozen om het opmaken van documenten en verwerken van douaneaangiften onder te brengen in Stratech-SPS, en niet in SAP. 

"Destijds toen we SAP aanschaften was het beleid dat we hierin alles moesten onder-brengen, tenzij zij de functionaliteit echt niet konden leveren. Met Stratech stapten we als eerste af van dit beleid. Met Stratech-SPS kunnen wij zelf documenten opmaken zonder daarbij altijd gebruik te moeten maken van een externe consultant. De achterliggende reden om af te stappen van dit beleid was vooral vanwege de flexibiliteit van Stratech-SPS en de gunstige prijs", aldus Ruben. 

Bennie: "Wat Stratech-SPS in mijn beleving uniek maakt is de flexibiliteit. We kunnen bijvoorbeeld eenvoudig meerdere documenten samenvoegen. Als we drie verschillende zendingen hebben voor één klant, dan kunnen we heel eenvoudig één paklijst maken. We zijn erg flexibel voor onze klanten. Ook kunnen wij zelf documenten maken en toevoegen, dat is wel een groot pluspunt voor ons."

Stratech als partner, nu en in de toekomst

Aviko heeft bij Stratech vaste aanspreekpunten voor zowel Account Management, Consultancy als Servicedesk. Ruben: "Hierdoor is het makkelijk schakelen. Zij kennen ons bedrijf en de inrichting van onze software redelijk goed. Ik moet dus ook zeggen dat problemen vaak snel worden opgelost. Als je te maken hebt met een acuut probleem, dan wil je eigenlijk ook direct een oplossing. In het verleden hadden we wel eens te maken met een nieuw contactpersoon of onduidelijkheid over wanneer we teruggebeld zouden worden. Dat is tegenwoordig allemaal enorm verbeterd". Bennie vult aan: "Op het moment dat er geen verbinding is met bijvoorbeeld de Douane, dan wordt dat meestal wel binnen 1 á 2 uur opgelost". 

"In Nederland hebben we het proces met Stratech mooi onder controle. Uiteraard blijven er altijd verbeterpunten en wensen ten aanzien van de software en samenwerking. In dit vakgebied is Stratech redelijk uniek. Er zijn weinig partijen in de markt die het hele scala aan exportprocessen in één softwaresysteem hebben geïntegreerd", aldus Ruben.

Hier meer over weten?

Neem direct contact op met