Van Sagitta Uitvoer naar AGS: waar staan we nu en de laatste tips!

Douaneauto logo

In 2016 zullen alle aangevers van uitvoeraangiften gebruik gaan maken van het nieuwe aangiftesysteem AGS. Dit systeem vervangt het huidige Douane Sagitta Uitvoer (DSU). Wijzigingen door de komst van het Douanewetboek van de Unie (DWU) zorgen ervoor dat alle aangevers voor 31 december 2016 op AGS moeten zijn aangesloten.

Ondanks dat de eerste uitvoeraangiften inmiddels succesvol zijn verwerkt met AGS, zal er nog veel werk moeten worden verricht voordat DSU definitief kan worden uitgefaseerd. In dit artikel van Stratech leest u alles over de laatste stand van zaken en krijgt u nog enkele praktische tips voor een succesvolle migratie.

  • Updaten van het AGS-systeem was de eerste belangrijke stap
  • AGS-implementatiestrategie: waar staan we nu?
  • Volle kracht vooruit: van nu tot 31 december 2016
  • Welke ervaringen hebben de eerste aangevers met AGS?
  • De laatste tips voor een succesvolle overgang

Updaten van het AGS-systeem was de eerste belangrijke stap

Met het douanesysteem AGS konden tot voor kort alleen opslag- en invoeraangiften worden afgehandeld. Voordat een start kon worden gemaakt met de eerste fase van de implementatiestrategie moest de Douane een nieuwe versie van het aangiftesysteem AGS in productie nemen. De update van AGS is uitgevoerd in het weekend van 12 en 13 maart 2016. Deze nieuwe versie van AGS bevatte, naast de noodzakelijke functionaliteiten voor het verwerken van uitvoeraangiften met AGS, enkele technische en functionele wijzigingen die betrekking hadden op de invoeraangiften die al volledig werden verwerkt met het nieuwe douaneaangiftesysteem.

Na de update constateerde de Douane dat de performance van AGS niet voldeed aan de gestelde kwaliteitseisen. Ook bleek het aanzuiveren van de aangiften door enkele technische oorzaken niet correct te verlopen. Hierdoor moesten de aangevers de eerste dagen de noodprocedure hanteren. Na vrijgave van de Douane op woensdag 16 maart 2016 konden aangiften opnieuw worden verwerkt met AGS.

AGS-implementatiestrategie: waar staan we nu?

De ingebruikname van de nieuwe versie van het AGS-systeem was een belangrijke mijlpaal om de overgang van DSU naar AGS te kunnen realiseren. Na de release was het namelijk technisch mogelijk om uitvoeraangiften met het AGS-systeem af te handelen. De eerste fase van de implementatiestrategie voor AGS Uitvoer, gestart op zaterdag 19 maart 2016, is inmiddels succesvol afgerond. In deze fase selecteerde de Douane vier aangevers en softwareleveranciers waarmee de eerste uitvoeraangiften zijn verwerkt. Op deze wijze kon men op gecontroleerde wijze achterhalen of het aangifteproces via AGS en de daaraan gekoppelde systemen goed zou verlopen.

Conform de implementatiestrategie is vervolgens fase twee gestart en wel op maandag 25 april 2016. In deze tweede fase zijn 25 aangevers aangesloten van verschillende softwareleveranciers. Deze aangevers zijn dusdanig geselecteerd dat er een brede vertegenwoordiging is vanuit de hele uitvoerbranche en de diverse soorten aangiften/goederenstromen. Zo heeft de Douane aan het einde van fase twee de garantie dat AGS klaar is voor verdere opschaling. Eind mei heeft de Douane aangegeven dat er nog te weinig diversiteit aan aangiften toegepast wordt door de aangesloten aangevers. Inmiddels is door alle partijen hierop actie ondernomen om te zorgen dat fase twee succesvol kan worden afgerond.

Volle kracht vooruit: van nu tot 31 december 2016

De Douane geeft geen concrete data af wanneer de verschillende fasen van de implementatiestrategie zullen beginnen en/of eindigen. De reden hiervoor is dat gaandeweg bevindingen kunnen worden gedaan die ervoor zorgen dat de planning van de Douane moet worden bijgesteld. Douane heeft aangegeven dat men in juni het besluit wil nemen over aanvang van fase drie. In deze fase worden de middelgrote aangevers aangesloten op AGS. In de fasen vier en vijf zullen de overige aangevers moeten migreren van DSU naar AGS. De deadline voor dit project bij Douane is duidelijk. Op zaterdag 31 december 2016 moeten alle aangevers van uitvoeraangiften definitief over zijn op het nieuwe aangiftesysteem AGS.

Welke ervaringen hebben de eerste aangevers met AGS?

Inmiddels is een beperkt aantal aangevers aangesloten op het nieuwe aangiftesysteem en kunnen we iets vertellen over hun eerste ervaringen. Zo blijkt dat aangevers vaak een korte periode van gewenning nodig hebben. Het kan namelijk voorkomen dat aangiften, die voorheen werden goedgekeurd, nu worden afgewezen. De reden hiervoor is dat AGS meer gebruik maakt van geautomatiseerde controles op aangiftegegevens. Dit ter voorkoming dat onjuiste aangiften worden ingediend bij de Douane. Tevens blijkt dat achterliggende systemen van de Douane soms niet geheel up-to-date zijn, waardoor fouten ontstaan in de afhandeling van de uitvoeraangiften.

Aangevers moeten hierdoor (wellicht) zorgvuldiger werken dan voorheen bij het opstellen van hun aangiften. In totaal zijn nu ongeveer 2.500 uitvoeraangiften door AGS verwerkt. Na een korte periode van gewenning ervaren de meeste aangevers het nieuwe aangiftesysteem als een positieve ontwikkeling. Striktere controles bij het indienen van uitvoeraangiften zullen uiteindelijk leiden tot een snellere en efficiëntere afhandeling. Dit heeft als voordeel dat er achteraf minder problemen ontstaan, bijvoorbeeld containers die vaststaan aan de grens door fouten in de aangifte. Om deze reden is de tweede fase zo belangrijk voor alle partijen.

De laatste tips voor een succesvolle overgang

Voor u als aangever nadert het moment dat u zult moeten overstappen van DSU naar AGS. Begin april heeft de Douane gecommuniceerd in welke fase van de implementatiestrategie uw organisatie is ingedeeld. Voor een succesvolle migratie dient u intern de juiste personen te betrekken bij het project en tijd te reserveren in hun agenda. Een goede voorbereiding is essentieel. Daarnaast is een goede ondersteuning vanuit uw softwareleverancier belangrijk. Korte communicatielijnen, een persoonlijke begeleiding en een vast aanspreekpunt met kennis van uw douaneproces zijn simpelweg onmisbaar voor een succesvolle overgang. Enkele andere tips die wij u als kennispartner kunnen meegeven zijn:

  • Controleer of de bescheidcodes die u nu gebruikt in DSU nog steeds van toepassing zijn voor AGS. Dit kunt u raadplegen in douanetariefvoorziening;
  • Zorg ervoor dat er voldoende capaciteit op uw logistieke afdeling beschikbaar is, wanneer u wordt aangesloten op AGS, om eventuele fouten in de uitvoeraangiften snel op te kunnen lossen;
  • Zorg ervoor dat u en uw medewerkers die aangiften verwerken, op de hoogte zijn van de nieuwe noodprocedure die hoort bij AGS en het aanleveren van bescheiden in geval van controles;
  • Test tijdens de overgangsperiode van DSU naar AGS of u alle soorten aangiften, die van toepassing zijn op uw organisatie, correct kunt verwerken met de software die u daarvoor gebruikt;
  • Als uw uitvoeraangifte automatisch wordt opgesteld met behulp van data uit andere systemen (ERP/WMS), stel dan één of meerdere aangiftescenario's op. Zo kunt u eenvoudig vaststellen of de uitvoeraangifte in AGS inhoudelijk gelijk is aan uw aangifte in DSU.

Blijf op de hoogte van alle ontwikkelingen

Stratech maakt deel uit van de Alliantie Douane Software. Een samenwerkingsverband van een aantal gerenommeerde softwareleveranciers die intensief met de Douane communiceren over de migratie van Sagitta naar AGS. Wij houden u dus uit eerste hand op hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Wilt u per e-mail altijd de laatste informatie ontvangen over belangrijke (douane)wijzigingen, nieuws en evenementen die betrekking hebben op de invoering van AGS en DWU? Meld u dan nu aan voor onze gratis AGS/DWU update service.