Van Sagitta Uitvoer naar AGS: de implementatiestrategie

Douaneauto Onderkant

AGS is het nieuwe aangiftesysteem van de Douane en vervangt binnenkort volledig het huidige douanesysteem Sagitta. Op dit moment wordt door alle betrokken partijen gewerkt aan de derde fase van het AGS-project, waarbij het huidige Douane Sagitta Uitvoer (DSU) wordt uitgefaseerd. Volgens de laatste berichtgeving
zal de Douane in maart 2016 starten met de
overgang van DSU naar AGS.

Om aangevers en softwareleveranciers goed voor te bereiden op de aankomende veranderingen, organiseerde de Douane op dinsdag 24 november jongstleden een
AGS-webinar. Hierin deelden zij informatie die betrekking heeft op zowel de invoer-
als uitvoeraangiften. Ook werd de implementatiestrategie voor AGS Uitvoer besproken. Stratech blikt in dit artikel met u terug op de inhoud van dit webinar en geeft u tips
voor een succesvolle overgang.

  • Veranderingen in de invoeraangiften door AGS-release
  • Implementatiestrategie voor overgang DSU naar AGS Uitvoer
  • Laat u door uw leverancier informeren over AGS
  • Maak AGS bespreekbaar binnen uw eigen organisatie

Veranderingen in de invoeraangiften door AGS-release

Met het douanesysteem AGS kunnen op dit moment alleen opslag- en invoeraangiften worden afgehandeld. Het huidige AGS systeem zal in het weekend van 12 en 13 maart 2016 eerst een update krijgen naar het WDO-Datamodel versie 3.20. Deze nieuwe versie van AGS sluit aan op de wijzigingen als gevolg van de komst van DWU, het Douane-wetboek van de Unie (voorheen: Union Customs Code, UCC). Na de release is het mogelijk om berichten met aangiften te versturen in Edifact- of in XML-formaat.

Met de komst van de nieuwe release moet de aangever expliciet opgegeven worden in
de invoeraangifte. Afhankelijk van de status "vertegenwoordiging" worden controles uitgevoerd op de juiste invulling van de partijen in de aangifte. Tot zondag 13 maart 2016 wordt in AGS de aangever, afhankelijk van de status vertegenwoordiging,
volgens de vastgestelde regels afgeleid van de verschillende partijen in de aangifte. In
de nieuwsbrief van december, die is gepubliceerd op de website van de Douane, kunt
u meer informatie terugvinden over de verschillende partijen die betrokken kunnen zijn bij de aangifte.

Implementatiestrategie voor overgang DSU naar AGS Uitvoer

Na de nieuwe release op 12 en 13 maart 2016 kunnen ook uitvoeraangiften worden verwerkt met AGS. Zoals nu voorzien start de Douane in maart met de eerste fase van de implementatiestrategie. Wijzigingen door de komst van het Douanewetboek van de Unie zorgen ervoor dat alle aangevers vóór het einde van 2016 op AGS Uitvoer moeten zijn aangesloten. Dit om te voorkomen dat de Douane en het bedrijfsleven aanpassingen en investeringen moeten doen in zowel AGS als DSU.

De implementatiestrategie voor AGS uitvoer is door de Douane in overleg met vertegen-woordigers van het bedrijfsleven ontwikkeld. De overgang van DSU naar AGS zal doelgroepgericht en fasegewijs worden aangepakt, waarbij onderscheid wordt gemaakt in verschillende doelgroepen. 

  • Fase 1 - maart 2016 - De Douane start in maart met de eerste fase. Er worden dan één á twee aangevers op AGS Uitvoer aangesloten. Daarbij wordt er bekeken of het aangifteproces goed verloopt. Deze aangever(s) kunnen gedurende het hele implementatietraject AGS en DSU gebruiken voor uitvoeraangiften.
  • Fase 2 - In de tweede fase worden 20 á 30 aangevers aangesloten -  Deze aangevers worden dusdanig geselecteerd dat er een brede vertegenwoordiging is vanuit de gehele uitvoer-branche. Er worden in deze fase zoveel mogelijk verschillende softwareontwikkelaars betrokken. Zo is aan het eind van deze periode duidelijk dat AGS alle soorten aangiften en goederenstromen kan verwerken die via de diverse softwarepakketten zijn binnengekomen. Deze aangevers kunnen gedurende het hele implementatietraject AGS en DSU gebruiken voor uitvoeraangiften.
  • Fase 3 - middelgrote bedrijven - Na het succesvol afronden van fase één en fase twee start de Douane met het definitief aansluiten van de overige uitvoeraangevers. In de derde fase zijn de middelgrote bedrijven aan de beurt. Aangevers kunnen gedurende twee weken DSU nog naast AGS gebruiken. De aansluitplanning wordt in overleg met Douane en het bedrijfsleven gemaakt.
  • Fase 4 en 5 - grote bedrijven - In de vierde en vijfde fase sluiten de grootste uitvoeraangevers aan. In deze fase kunnen aangevers gedurende twee weken DSU nog naast AGS gebruiken. De aansluitplanning wordt in overleg met Douane en het bedrijfsleven gemaakt.
     
  • Fase 6 - kleine bedrijven - De Douane sluit de implementatie af met fase zes, het aansluiten van de kleinere aangevers. Ook deze aangevers kunnen gedurende twee weken DSU nog naast AGS gebruiken. De aansluitplanning wordt ook hier in overleg met Douane en het bedrijfsleven gemaakt.

Op basis van de huidige planning worden alle aangevers tussen maart en eind december 2016 aangesloten op AGS. De Douane zal aangevers nog informeren over de doelgroep waarin zij vallen en wat de daarbij behorende planning is om over te gaan op AGS. Blijft dus als aangever actief alle ontwikkelingen rondom AGS monitoren. 

Laat u door uw leverancier informeren over AGS

Het verwerken van uw uitvoeraangiften met AGS lijkt misschien nog ver weg, maar bedrijven moeten rekening houden met het feit dat deze ingrijpende verandering het nodige werk met zich meebrengt. U zou nu al bezig moeten zijn met het voorbereiden voor de overstap van Sagitta Uitvoer naar AGS. Maakt u gebruik van douanesoftware van derden en bent u nog niet door uw leverancier geïnformeerd, dan is het tijd om hierover vragen te stellen. 

  • Wordt uw huidige (douane)software voor uitvoeraangiften aangesloten op AGS?
  • Welke (financiële) middelen, mensen of informatie moet u beschikbaar stellen?
  • Hoe gaat uw leverancier u helpen met de overgang naar AGS?
  • Is uw leverancier op tijd klaar voor deze verandering? 

Een goede informatievoorziening, professionele begeleiding en vast aanspreekpunt bij uw leverancier zorgen ervoor dat de overgang van Sagitta Uitvoer naar AGS voor u als aangever eenvoudiger wordt. Wees dus als aangever proactief, wacht niet af en handel indien nodig.

Maak AGS bespreekbaar binnen uw eigen organisatie

Binnen uw eigen organisatie moet er ook voldoende aandacht zijn voor het onderwerp AGS. Betrek de juiste stakeholders bij deze verandering en stel een AGS-projectteam samen, bestaande uit: een douane-expert, logistiek manager, IT-afdeling en enkele medewerkers van uw exportafdeling. Hieronder vindt u nog meer handvatten voor een succesvolle overgang van DSU naar AGS:

  • Reserveer budget in zowel tijd als geld
  • Definieer uw eigen AGS implementatie-strategie
  • Inventariseer alle interfaces met uw douanesysteem
  • Betrek uw softwareleverancier op tijd bij de voorbereidingen
  • Bepaal het effect van AGS op uw WMS/ERP-systeem
  • Blijf actief alle ontwikkelingen betreffende AGS monitoren

Op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen

Stratech maakt deel uit van de Alliantie Douane Software van een aantal gerenommeerde softwareleveranciers en de Douane die intensief met elkaar communiceren over de migratie van Sagitta naar AGS. Wij houden u dus uit eerste hand op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Wilt u per e-mail altijd de laatste informatie ontvangen over belangrijke (douane)-wijzigingen, nieuws en evenementen die betrekking hebben op de invoering van
AGS en DWU, meld u dan nu aan voor onze gratis AGS/DWU update service.