Stadsring51: met Stratech Perspectief efficiënt werken en informatie delen

Stadsring51

De Amersfoortse stichting Stadsring51 helpt sinds 1972 inwoners van Amersfoort en Leusden met vragen over geld en recht. Sinds 2010 worden zij hierin ondersteund door de software van Stratech. Wij spraken met Inge van der Worp over de ervaringen met Stratech, zij was jarenlang als teamleider Schuldhulpverlening het aanspreekpunt van Stratech. Daarnaast was zij in 2010 verantwoordelijk voor de implementatie van Stratech Perspectief (destijds nog Stratech-SHV). 

Over Stadsring51

Stadsring51 biedt praktische hulp bij financiële problemen, sociaal juridische vragen en ingewikkelde formulieren. "Wij ondersteunen kwetsbare mensen, zodat zij weer kunnen deelnemen aan de maatschappij. Dat doen we met een combinatie van sociaal juridische dienstverlening (sociaal raadsliedenwerk), schuldhulpverlening en schuldpreventie. Daarnmee bieden we dat belangrijke steuntje in de rug", vertelt Inge van der Worp over de doelstellingen van de stichting.

Met Stratech actief in de wijk

De hulpvragen komen vanuit diverse richtingen. "Onze sociaal raadslieden behandelen veel juridische vragen, belastingzaken en vragen over uitkeringen. Zij zitten dicht bij de wijkteams én houden spreekuur in de wijk. Dicht bij de cliënt dus. In totaal behandelen zij samen met hun vrijwilligers meer dan 6.000 vragen per jaar. Heel vaak blijkt dat er ook schulden in het spel zijn. Dan is het heel goed dat de lijnen met de collega's van schuldhulpverlening kort zijn", aldus Inge over de dienstverlening. In totaal krijgen de schuldhulpverleners van Stadsring51 zo'n 1.500 aanmeldingen per jaar. Bij ongeveer 70% volgt een langdurend hulpverleningstraject. 

De keuze voor de totaaloplossing Stratech Perspectief

De sociaal raadsvrouwen en schuldhulpverleners werken nauw samen bij schuldhulptrajecten. Dit komt bijvoorbeeld naar voren wanneer blijkt dat het inkomen van een cliënt niet op orde is of de belastingaangifte moet worden uitgezocht. De schuldhulpverleners schakelen dan de sociaal raadslieden in die met hun specifieke expertise deze zaken dan verder uitzoeken.

Inge van der Worp geeft aan dat het vanwege de nauwe samenwerking tussen de afdelingen een must was dat alle registratie in één totaalsysteem werd gedaan: "Wij werken sinds 2010 met Stratech, voorheen werkten we met drie verschillende systemen. Dat was echt een drama: veel informatie werd dubbel geregistreerd en de afdelingen konden niet in elkaars dossiers kijken. De overstap naar Stratech was echt een verademing. We konden snel informatie delen, efficiënter werken en dus tijd en kosten besparen. Ook budgetbeheer konden we vanuit Stratech doen. Vanuit één totaaloplossing konden we alle soorten dienstverlening bedienen."

"Voor de keuze voor Stratech hebben we onderzocht welke mogelijkheden er waren. Qua gebruiksvriendelijkheid en het bieden van de totaaloplossing kwam Stratech er het beste uit", vertelt Inge over de keuze voor Stratech. In het proces zijn zij ook op bezoek geweest bij een andere Stratech-gebruiker. Inge heeft dit bezoek als erg zinvol ervaren: "Het was heel zinvol om een keer mee te kijken bij een andere klant. Op die manier ervaar je echt hoe men er in de praktijk mee werkt."

Efficiency, informatie delen en overzichtelijke dossiers

"De grootste voordelen van het werken met Stratech Perspectief zijn met name de efficiency, het kunnen delen van informatie en de overzichtelijke dossiers. Als je het traject van de cliënt ziet, kun je direct de ingangsdatum en afgesloten datum zien. Daaronder zie je de aangeboden diensten. Ik kan dus vrij snel zien wat ze nu in zo'n dossier doen. Dat geldt ook voor de consulent.

Een ander groot voordeel is dat alle soorten dienstverlening vanuit Stratech ondersteund kan worden. Het is echt een cliëntvolgsysteem. Daarnaast is alle informatie is voor iedereen toegankelijk, voor professionals, maar óók voor onze vrijwilligers", geeft Inge aan.

Inzet van vrijwilligers

Vooral dat laatste punt is voor Stadsring51 erg van belang. Hierover vertelt Inge: "Op alle onderdelen van onze dienstverlening zetten we vrijwilligers in. Zo zijn er vrijwilligers die helpen bij de spreekuren van de sociaal raadsvrouwen, vrijwilligers als budgetcoaches of vrijwilligers die in het voortraject helpen om de administratie samen te stellen. Bij Stadsring51 zijn meer dan 200 vrijwilligers actief. Ze worden aangestuurd door twee coöordinatoren."

Ook de vrijwilligers maken gebruik van Stratech Perspectief. Tijdens spreekuren kunnen zij bijvoorbeeld het dossier ter inzage erbij houden, maar ook kunnen zij cliëntcontacten en overdrachten registreren. Natuurlijk moeten ze hier wel voor ingewerkt worden, maar Inge geeft aan dat dit vrij eenvoudig verloopt: "Het inwerken van nieuwe medewerkers en vrijwilligers is erg makkelijk, zij zijn snel ingewerkt. Het is zeker een gebruiksvriendelijk systeem. Voor onze organisatie met veel vrijwilligers is dat erg handig, want dat wisselt snel. Wij hebben hiervoor in de Toegangsbeveiliging bepaalde rechten toegekend, zodat zij alleen de dingen zien die van toepassing zijn."

Contacten met de gemeente

De schuldhulpverlening die Stadsring51 uitvoert, wordt gedaan in opdracht van de gemeente Amersfoort. De samenwerking met de gemeente wordt als erg prettig ervaren: "Het is echt een geïntegreerde samenwerking. De contacten zijn heel goed. Wij maken bijvoorbeeld ook gebruik van informatie vanuit de gemeente middels de koppeling met MensCentraal", vertelt Inge.

Dankzij de koppeling met MensCentraal zien verschillende betrokken hulpverleners van verschillende partnerorganisaties waar een cliënt op dat moment staat in zijn of haar ontwikkeling en wat welke dienstverlener heeft gedaan. Stadsring51 kan de gemeente middels de koppeling informeren over de status van trajecten. Op vraag hoe dat in de praktijk werkt, geeft Inge aan: "Wij hangen er bijvoorbeeld informatie in vanuit Traject51, ons diagnose instrument. En we voegen informatie toe over de trajecten die gevolgd worden en wie de contactpersoon is. Deze informatie is voor de wijkteams natuurlijk erg interessant. Zo kan er efficiënter gewerkt worden."

Diagnose-instrument Traject51

In haar huidige functie houdt Inge zich ook bezig met efficiëntie en effectiviteit. Als projectleider is zij betrokken bij de ontwikkeling van Traject51, een diagnose instrument dat helpt om op een efficiënte en gestructureerde wijze intakegesprekken te voeren en vervolgens een passende aanpak voor te stellen.

"Traject51 is tot stand gekomen omdat we zochten naar manieren om slimmer te werken. Veel trajecten duurden te lang of liepen niet goed af. Op een gegeven moment hebben we gezegd: we gaan onze intake anders aanpakken. Daarvoor hebben we Traject51 ontwikkeld. De uitkomsten daarvan stellen ons in staat om in één keer kunnen zeggen wat de actuele situatie van de cliënt is. Dat maakt het mogelijk om maatwerk te bieden." Stadsring51 doet dat sinds 2012. En met succes: Traject51 wordt inmiddels in meer dan 60 gemeenten gebruikt voor schuldhulpverlening.

Voorkomen van dubbele registratie

Sinds vorig jaar is Traject51 gekoppeld aan Stratech. Dit zorgt voor minder dubbele invoering van data.Meer over de mogelijkheden van Traject51, resultaten en de integratie met Stratech Perspectief, leest u hier