Smilde Foods: van tender naar succesvolle live-gang

Smilde Foods

Smilde Foods is een onderdeel van Koninklijke Smilde, een internationaal voedingsmiddelen-concern met haar hoofdkantoor in Heerenveen.

Het concern werd opgericht in 1863 en is daarmee één van de oudste familiebedrijven uit Friesland. In anderhalve eeuw is dit concern uitgegroeid tot een moderne en internationaal gerichte onderneming. Smilde Foods is producent van margarines, sauzen, oliën en quiches.

Binnen Koninklijke Smilde wordt er continu gestreefd naar groei en continuïteit. Het familiebedrijf wil minimaal nog eens 150 jaar bestaan. Naast Europa is ook Afrika een belangrijke afzetmarkt voor Smilde Foods. Daarnaast bieden landen als China en Amerika mooie kansen voor dit concern om verder te groeien. Om alle exportzendingen optimaal te verwerken wordt er bij Smilde Foods sinds 2016 gebruik gemaakt van Stratech-SPS. 

Eén centraal systeem in plaats van losse oplossingen

Als Business Proces Analist bij Smilde Foods was Jeroen van Weperen nauw betrokken bij de tender en de implementatie van Stratech-SPS. Hij vertelt: "Een belangrijke eis bij de selectieprocedure was dat we Excel zoveel mogelijk de deur uit zouden krijgen. Natuurlijk moet je een douanesysteem hebben voor export, maar bij Smilde Foods werden veel andere documenten nog handmatig opgemaakt. Daarnaast hadden we een aparte applicatie voor de digitale verwerking van KvK exportdocumenten. Containers aanmelden bij Portbase ging handmatig, net zoals het aanvragen certificaten bij de NVWA en het boeken van vervoer. Echter wanneer de gegevens van een zending beschikbaar zijn in andere systemen, dan wil je ze niet tig keer op diverse plekken moeten overtypen. Hiervoor zochten wij dus een goed alternatief." 

Zoeken naar passende software voor het exportproces

Jeroen vertelt hoe Smilde Foods is begonnen: "In eerste instantie hebben we een paar demo's gehad om te kijken wat er allemaal verkrijgbaar is op de markt. Zo heel veel aanbieders met een totaaloplossing voor het exportproces zijn er niet. We hadden dus vrij snel een shortlist met twee aanbieders. Daarna hebben we intern een onderzoek uitgevoerd en op basis daarvan een functioneel ontwerp geschreven. Hierin was beschreven hoe onze processen liepen en hoe wij wilden dat ze in de toekomst zouden gaan lopen. Vervolgens hebben we beide partijen van de shortlist uitgenodigd voor een vervolggesprek."

Voor het maken van een definitieve keuze was het voor Smilde Foods belangrijk om te achterhalen welke oplossing qua prijs en functionaliteit het best zou passen. Jeroen: "We kwamen tot de conclusie dat beide partijen voor onze situatie een passende oplossing konden leveren. De beslissing kwam dus op onderbuikgevoel aan. Welke partij sluit aan bij ons als organisatie? Waar kunnen we in de toekomst mee sparren en zoeken naar oplossingen? Wie past beter bij onze doenersmentaliteit? We zochten een partner, geen leverancier. Kijkend hierna was ons gevoel toch het best bij Stratech."

Stratech-SPS implementeren bij Smilde Foods, hoe verliep dat?

Nadat de spreekwoordelijke 'kogel door de kerk' was kon de implementatie van Stratech-SPS bij Smilde Foods beginnen: "Na een gezamenlijke kick-off met Stratech, hebben we als eerst gekeken naar de interface. Welke data uit ons ERP-systeem JD Edwards is noodzakelijk voor het automatisch vullen van de aangiften en documenten. Gelukkig hoefden wij niets aan te passen aan onze dataset, dat scheelde enorm. Vervolgens hebben we samen met Stratech gekeken naar de inrichting van de software en de vulling van ieder afzonderlijk document", zo vertelt Jeroen.

Het implementeren van nieuwe software voor bedrijfskritische processen vraagt om een serieuze aanpak, zodat aspecten als tijd, geld, en risico's binnen de gestelde grenzen blijven. Jeroen: "In het begin paste het project niet helemaal in onze eigen agenda. We moesten enkele werkzaamheden daarom uitstellen. Hierdoor zijn we ook qua planning iets uitgelopen. Zowel qua tijd als planning is de implementatie wat ons betreft goed verlopen. Aan het einde hadden we zelfs nog uren over. Ook over de communicatie met Stratech zijn we tevreden, gedurende het project waren de lijnen kort en bij onduidelijkheden werd er goed gecommuniceerd". Uiteindelijk was het dan zover, de implementatie was afgerond. Smilde Foods kon Stratech-SPS in gebruik nemen en haar oude applicaties uitschakelen.

Het exportproces is geoptimaliseerd en klaar voor groei

Wat heeft de overstap naar Stratech-SPS nu concreet opgeleverd? Jeroen: "Het werk is efficiënter geworden. Wat jullie zeggen 'niet tikken, maar klikken', dat is ook echt waar! Nu kunnen wij de gewenste documenten gewoon aanklikken en ze zijn direct klaar. Onze medewerkers hoeven tegenwoordig alleen nog maar de documenten te controleren in plaats van alle gegevens over te moeten typen. Het controleren zelf is ook makkelijker geworden, want alle data komt uit JD Edwards. Daarnaast zijn Portbase en de KvK helemaal verwerkt in de software. Eén of twee klikken en alles is klaar. We houden nu meer tijd over voor andere activiteiten."

Smilde Foods gebruikt Stratech-SPS nu dagelijks voor het opmaken en verwerken van alle exportzendingen, maar hoe staat het nu met dat onderbuikgevoel? "Als we ergens tegenaan lopen, dan lossen we dat samen gewoon weer op. Stratech kent haar oplossing en heeft verstand van hele specifieke douanezaken. Wij weten wat onze zending inhoudt en het werk dat daarbij hoort. We kunnen goed samenwerken en sparren met elkaar. We hebben nu alweer een afspraak staan met onze accountmanager om alle ontwikkelingen te bespreken: Wat speelt er bij ons? Wat speelt er bij Stratech? Wat speelt er in de markt? Dat is het stukje partnerschap dat wij zochten.", aldus Jeroen.

  • Cook Brand
  • Topper Mayonnaise
  • Romi
  • Cook Brand Mayonnaise