Gemeente Súdwest-Fryslân digitaliseert subsidieproces met Stratech-SBA

Logo Súdwest-Fryslân

Maak het aanvragen van subsidies gemakkelijker voor (vrijwilligers)organisaties en instellingen. Dat was één van de wensen van de gemeenteraad van Súdwest-Fryslân, toen na de fusie het subsidiebeleid moest worden geharmoniseerd. Na het uitzetten van de aanbesteding heeft de gemeente in het najaar van 2013 gekozen voor de subsidiebeheerapplicatie van Stratech: Stratech-SBA!

Naar verwachting is Stratech-SBA in september online, precies op tijd voor de subsidiecyclus van 2015. Naast een hogere klantvriendelijkheid verwacht de heer Heemsbergen | Afdeling Welzijn meer efficiency te behalen door onder andere een vereenvoudigde rechtmatigheidscontrole en het feit dat digitale aanvragen helemaal digitaal kunnen worden afgehandeld. 

Klantvriendelijk

Heemsbergen verwacht dat het systeem klantvriendelijker is dan de huidige werkwijze. De aanvrager kan via een inlogcode (via de website opvragen) digitaal subsidie aanvragen. Hij komt in een eigen domein waar hij stukken kan toevoegen aan het dossier en waar hij de status van zijn aanvragen kan volgen. De aanvrager ontvangt per mail melding als er stukken zijn toegevoegd aan zijn dossier. Hij heeft via zijn domein ook toegang tot een database met alternatieve subsidiemogelijkheden. Op termijn moet het systeem ook worden gekoppeld met DigiD en eHerkenning. "Daar is nog een andere leverancier bij betrokken dus dat duurt iets langer. Dat is op zich geen ramp, er zijn toch niet zo veel natuurlijke personen die subsidie aanvragen, meestal zijn het instellingen en organisaties." Organisaties die hun aanvraag liever op papier willen indienen, houden die mogelijkheid. "Ook dat is klantvriendelijk werken", zegt Heemsbergen.

Efficiënt

Naast de klantvriendelijkheid verhoogt de digitalisering de efficiency, denkt Heemsbergen. De rechtmatigheidscontrole wordt vereenvoudigd doordat alle stappen en acties te achterhalen zijn. Het systeem leidt zowel de aanvrager als de ambtenaar die de aanvraag beoordeelt, door het subsidieproces. Het systeem genereert betaalopdrachten wat tijd uitspaart. Digitale aanvragen kunnen helemaal digitaal worden afgehandeld: ze worden gemaild en toegevoegd aan het online dossier.

Technische infrastructuur

Wat moest er aan de achterkant bij de gemeente allemaal gebeuren om dit mogelijk te maken? "Best veel", zegt Heemsbergen. "Om te beginnen moesten we het proces goed op papier hebben. Hoe lopen de dingen, van aanvraagformulier tot modelbeschikkingen. Het mooie van het systeem is dat je het eigen proces erin zet, het systeem faciliteert dat. Dat betekent wel dat je in de voorfase veel tijd moet investeren om het goed in te richten. Daarbij moet je keuzes maken voor het proces, bijvoorbeeld om overbodige stappen eruit te halen, het lean te maken." Ook de uitwerking van de technische infrastructuur is complex. Súdwest-Fryslân haalde alles uit de kast om dit goed uit te werken: hoe zien de koppelvlakken van de verschillende systemen eruit? Hoe communiceren ze met elkaar? "Het gaat om de koppelingen met het archiveringssysteem (Corsa), met het financiële pakket, de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA)/Nationaal Handelsregister (NHR), de sjablonengenerator en het zaaksysteem. Die koppelingen worden stapsgewijs geïntegreerd en we verwachten dat we aan het einde van dit jaar volledig operationeel zijn." 

Aanbesteding

Punt bij zulke projecten is dat het over meerdere jaren loopt. "Het is ICT, er zijn continu ontwikkelingen. De verkenning is half 2012 gestart. De aanbesteding was vorig jaar zomer en in het najaar kwam er een leverancier uit de bus. In november 2013 begon vervolgens het bouwen en implementeren en nu zijn we halverwege 2014. De praktijk heeft je dan al weer wat ingehaald omdat ICT niet stil staat. Daar moet je wel wat mee". 

Weliswaar moet het gedigitaliseerde proces leiden tot meer efficiency, maar goedkoper wordt het niet. "In financiële zin kost het meer dan het oplevert. De reden dat we er toch voor hebben gekozen is vanwege de klantvriendelijkheid en de aantoonbare juridische kwaliteit", zegt Heemsbergen. In Súdwest-Fryslân loopt in verband daarmee ook nog een aantal andere acties: het al eerder genoemde 'leanen' van het subsidietraject en het herschrijven van alle modelbrieven en aanvraagformulieren in begrijpelijk Nederlands (B1 niveau). Daarnaast is het geharmoniseerde subsidiebeleid (na de herindeling van 5 gemeenten in 2011) geëvalueerd en aangescherpt.

Doorlooptijd

Hoeveel sneller de doorlooptijd van een subsidieaanvraag wordt, kan Heemsbergen in zijn algemeenheid niet zeggen. "Voor een eenvoudige aanvraag duurt het in ons droomproces minder dan een week voordat het geld op de rekening staat. Maar er zijn ook aanvragen die je moet wegen in relatie tot andere aanvragen, bijvoorbeeld als het budget onder aanvragers moet worden verdeeld. Of als er een bestuurlijke afweging in het college van B en W aan te pas komt. Dan kan het langer duren, maar één ding staat vast: vertraging zal niet vanuit het subsidieproces worden veroorzaakt".

Súdwest-Fryslân is vooruitstrevend met het digitaliseren van het subsidieproces, maar zeker niet de eerste. Verschillende andere overheidsorganisaties werken al met een dergelijke applicatie, zoals de gemeenten Almelo, Emmen, het RIVM en het A+O fonds.

Bron: Vereniging van Nederlandse Gemeenten